Tänker du på månader av tids- och kostnadskrävande planering när du hör ordet “mässa”? Läs då vidare, för den här artikeln kommer att förändra ditt tankesätt. I det följande kommer du att lära dig hur du organiserar din perfekta mässpresentation på mindre än två månader.
Planera en steg-för-steg-mässpresentation som dina kunder och partners fortfarande kommer att prata om om ett år. Inte för att så mycket gick fel, utan för att det var en stor framgång! Oavsett om du vill delta i en regional konsumentmässa som hantverksföretag eller sikta på branschens ledande mässa som ett medelstort företag: följ några grundläggande experttips och låt dig inspireras av dem. Då kommer ditt mässbesök garanterat att bli en framgång. Så låt oss komma igång!
Den inledande planeringen
Vilken mässa ska du besöka? Olika mässor lockar olika målgrupper. Besöksstatistik från mässarrangörer ger en första vägledning. Hur högt är antalet besökare och därmed antalet potentiella kontakter i förhållande till monterkostnaden? Skriv ner det nu: Du bör inte skjuta upp din mässregistrering för länge. Många mässor erbjuder rabatter för tidig bokning nio till sex månader före evenemanget. Det ger dig mer tid att utforma och planera din presentation.
Förutom att anmäla dig till mässan bör du också boka hotellrum, tåg- eller flygbiljetter i god tid. Rabatter för tidig bokning finns också här. Och du bör redan nu informera dina bästa kunder och affärskontakter om ditt planerade deltagande. Skicka ut Save-the-date-kort så att dina VIP-gäster kan notera datumet i din kalender.
6 veckor före start: Kommunikation om koncept och mässor
Hitta ett motto för mässan
Minst 1½ månad före mässdatumet bör du och ditt projektteam fördjupa er i planeringen av mässan. Utgångspunkten för alla vidare överväganden är mottot för din presentation – den röda tråden som löper genom allt reklammaterial och som också återspeglas i utformningen av din monter. Är det den senaste produktinnovationen, den nya allround-tjänsten eller en ny företagsimage? Oavsett vilken slogan du väljer måste den vara enkel, tydlig och unik. Den omfattar text och grafisk design i lika hög grad och bildar en övertygande enhet.
Starta kommunikation på mässor
Naturligtvis kommer besökarna på mässan att upptäcka din monter någon gång. Men vad varje bra mässpresentation behöver är publicitet – och det kommer oftast inte som en oväntad gåva, utan kräver samordnade förberedelser. En metod som fortfarande fungerar är att aktivera medierepresentanter. Skicka ut pressmeddelanden eller bjud in journalister för att prata med dig på plats. Med lite tur får du en eller två bra artiklar om ditt företag i en välkänd branschtidning. Nu är det också dags att skicka inbjudningsbrev till dina bästa kunder och affärskontakter per post. Snart kommer du att planera evenemang som mässfester, affärsluncher och paneldiskussioner. För detta behöver du ett visst antal deltagare.
Onlinekampanjer på sociala medier är ett annat bra sätt att öka medvetenheten om ditt mässdeltagande. Du kan marknadsföra din mässnärvaro till specifika målgrupper på onlineplattformar som Facebook, Instagram och liknande, som används miljontals gånger. Detta är möjligt tack vare modern targeting – filtrering av hundratusentals användare efter ålder, kön, yrke, civilstånd och inkomst. Endast din målgrupp kommer att se din annons. Detta är inte bara extremt effektivt och framgångsrikt på kort sikt, utan också mycket billigare jämfört med konventionella annonser i tidskrifter, tidningar eller till och med på radio.
Utformning av en mässmonter
Hela din mässpresentation kretsar kring den: utställningsmontern. Ibland ser den minimalistisk och kompakt ut. Andra gånger skickar den ett tydligt reklambudskap med sin blotta storlek. Men se upp: en stor monter som ser tom ut är inte lika inbjudande som en liten monter där varje enskild del är på sin plats och den övergripande kompositionen håller ihop allt. Du inser att design är allt när det gäller din mässmonter. Den viktigaste regeln här är att du prioriterar besökarnyttan framför självpresentationen. Allt – från märkning och design till catering – bör vara inriktat på besökarnas behov. Med andra ord, en “snygg” monter som ser bra ut men inte erbjuder ett lugnt område för mer intima säljsamtal är värdelös. Det är viktigt att du följer specifikationerna från den aktuella mässarrangören när det gäller monterstorlek, ström- och vattenförsörjning samt säkerhetsåtgärder. Det här är ett bra tillfälle att be arrangören om denna viktiga information.
5 veckor före start: Beställ stort format
Du bör beställa de enskilda komponenterna till din mässmonter och annan storskalig reklamteknik i god tid. Dessa trycksaker tar längre tid att trycka än enkla flygblad. Du behöver inte anlita dyra transportföretag eller företag som bygger utställningsmontrar. Idag finns det snabbare och billigare alternativ: mobila monterbyggnadssystem. De enskilda modulerna i dessa smarta modulsystem är lätta att transportera och ännu lättare att sätta upp – av bara en eller två personer och utan verktyg. Följande element ingår i grundutrustningen.
Mässvägg
Bara rätt bakgrund skapar den perfekta scenen. Mässväggar finns i otaliga former och storlekar. Spotlights kan monteras på dem för att säkerställa en homogen belysning av din monter – om belysningen inte redan är integrerad i utställningsväggen. Och viktigast av allt: mässväggar erbjuder tillräckligt med utrymme för din logotyp och dina reklambudskap.
Mässdisk
Det är den visuella förankringspunkten i din mässmonter, där försäljnings- och informationssamtal äger rum, flygblad och annat reklammaterial har tillräckligt med utrymme och där drycker och snacks kan placeras. Det finns ett brett utbud av mässdiskar: med aluminiumprofiler, med display, böjda, runda och till och med belysta. Välj en modell som passar ditt mässmotto och din företagsimage.
Roll-ups och displayer
När mässmontern avlöser varandra och dina potentiella kunders mottaglighet avtar, är det de som ger dig den där extra dosen wow. Roll-ups kan du ställa upp flexibelt i din monter. Och på ett sådant sätt att besökarna kan se dem på långt håll – och blir guidade till din monter som genom ett trollslag.
Extra möbler
Förvandla din monter till en oas av välbefinnande mitt i mässvimlet. Då kommer de goda säljsamtalen och affärerna naturligt. Det är viktigt att ha bekväma sittplatser, t.ex. kubsäten eller säckstolar. Du behöver inte ställa fram dem. Ta bara med dig dem och ställ ner dem. Glöm inte golvet: Skapa en behaglig miljö i rummet med anpassade vinylgolv och golvstickers.
4 veckor innan mässan börjar: beställ reklamartiklar och mässoutfits
Reklamartiklar och giveaways
Alla tycker om att få presenter – även besökare i din monter och potentiella kunder. Därför är det viktigt att du tidigt väljer rätt giveaways och reklamartiklar – inte bara giveaways, utan helst små saker som din målgrupp kan använda. Till exempel linjaler och måttband för hantverkare eller praktiska sadelskydd för sportentusiaster på cykelmässan. Använd dessa högkvalitativa reklamgåvor som ett litet tack efter ett bra säljsnack.
Du bör också ha ett urval av användbara giveaways redo att visa upp på mässdisken eller bistroborden eller att dela ut till förbipasserande besökare. Det är typiska saker som alla kan använda – pennor, väskor, nyckelringar eller USB-minnen. Mycket viktigt: Oavsett vad du ger till dina kunder ska ditt företags logotyp och namn vara tydligt tryckt på det. Har du en företagsdesign? Perfekt, då kan du trycka dina reklamartiklar i din företagslook. Varför är detta så viktigt? För att du vill vara kvar i dina potentiella kunders medvetande även efter mässan. I det avseendet är reklamartiklar och giveaways inget annat än små minnessaker som påminner mässbesökarna om ditt utmärkta företag.
Outfits för mässor
Från mässmontern till utrustningen och reklamartiklarna: Allt i företagslook, men inte ditt mässteam? Du kan göra det bättre. För att säkerställa att din övergripande look är konsekvent bör du utrusta din monterpersonal med enhetliga kläder. Detta ser inte bara professionellt ut, utan säkerställer också en positiv extern uppfattning av ditt företag. Polotröjor, T-shirts, skjortor eller blusar med tryck av er design visar alltid mässbesökarna vem som är den professionella kontaktpersonen.
3 veckor före mässans start: organisera mässarrangemang
Stand och utrustning är bokade, reklamartiklar är beställda, mässteamet är på plats och enhetligt klädda. Din mässkommunikation online och offline når din målgrupp exakt. Fungerar det? Det du behöver organisera nu är din monterfest, även känd som en mässfest. Dessa fester är klassiker på alla bra mässor. Det är inte bara en tid för en livlig atmosfär, utan också en perfekt plattform för att nätverka i en avslappnad atmosfär, lära känna affärskontakter och till och med initiera kontrakt. Förutom god planering och organisation behöver du följande:
Drycker och snacks
Utan dem fungerar ingenting på en fest: uppfriskande drycker och snacks. Mousserande Secco Bianco eller läckra snacksblandningar uppmuntrar till småprat på ditt mässevent. Du får snabbt reda på vad dina framtida affärspartners eller potentiella VIP-kunder är intresserade av. Höjdpunkten: Dina drycker och snacks är också perfekta för din reklam. Logotyp, företagsnamn, cool slogan – och ditt företags egna drycker är redo att användas.
Catering
Tänk servetter, underlägg, glas eller koppar och kartonglock. Dessa små föremål får inte saknas på ett bistrobord eller en bardisk – och de ska vara enhetligt tryckta i din corporate design.
2 veckor innan mässan börjar: Beställ information och marknadsföringsmaterial
Du bör uppdatera din information och ditt marknadsföringsmaterial minst 14 dagar i förväg: nya produkter, nya erbjudanden, ny design. Det är viktigt: Mottot för din presentation bör helst återspeglas i alla flygblad, broschyrer och broschyrer i din mässa presentation. Underskatta inte heller kraften i klassiska trycksaker. Väldesignade reklambroschyrer bläddras fortfarande igenom med stort intresse. Deras visuella och taktila tilltal överträffar vida online-reklam och förstärker ofta undermedvetet köpintentioner till din fördel.
1 vecka innan mässan börjar: buffert för nödsituationer
Du bör planera den sista veckan innan mässan börjar som en buffert så att allt faktiskt är på plats i tid för mässans start. Annars präglas dagarna fram till mässans start av ankomst, monteruppbyggnad och godkännande från mässarrangören. Ta dig tid att ge monterpersonalen på plats en detaljerad briefing. Har du glömt något eller behöver du snabbt en flyer eller roll-up? FLYERALARM kan leverera många artiklar redan nästa dag med övernattleverans – på begäran direkt till mässcentret.
