Mässan var en stor framgång! Du talade med kunder, knöt intressanta kontakter och samlade lovande leads. Men vad händer nu? Här får du veta hur en bra uppföljning av mässan lägger grunden för långsiktiga affärsrelationer
1. Sortera dina leads
Oavsett om det är digitalt eller i pappersform: ett bra leadformulär är en del av varje mässmonter. Ett av de viktigaste stegen i uppföljningen är att sortera dessa ifyllda formulär. Det ger dig en snabb inblick i potentiella möjligheter. Se till att formulären redan är ifyllda i detalj under samtalen på mässan. Ju mer information du har, desto bättre kan du närma dig dina leads och erbjuda skräddarsydda lösningar.
2. Samla in och organisera visitkort
Även i den digitala tidsåldern är visitkort en värdefull informationskälla på mässor. Förhoppningsvis har du samlat på dig en hel del kort under mässan genom lotterier, gåvor eller nätverkssamtal. Ta dig nu tid att gå igenom dessa kort och notera viktig information som samtalsämnen, intressen och specifika behov. På så sätt kan du göra din uppföljningskommunikation målinriktad och personlig.
Tips: Vill du sticka ut? Kolla in hur kreativa visitkort gör dig minnesvärd eller läs våra tips för att utforma starka visitkort!
3. Utnyttja digitala verktyg
Digitala verktyg gör din mässuppföljning mycket mer effektiv. Tänk till exempel på ett digitalt leadsystem som gör att du kan bearbeta data direkt i ditt CRM. Det sparar tid, förhindrar dubbelregistrering och håller din databas uppdaterad. Använd dessa verktyg på ett smart sätt för att optimera dina processer och göra din uppföljning smidigare.
4. Prioritera dina kontakter med BANT-metoden
Använd informationen från de ifyllda lead-formulären och visitkorten för att prioritera dina kontakter efter kvalitet och försäljningsmöjligheter. Det hjälper dig att bestämma vem du ska kontakta först. BANT-metoden är ett användbart verktyg här, där du analyserar fyra nyckelkriterier:
- Budget (finansiella resurser): Har din kontakt den budget som krävs för att köpa din produkt eller tjänst? Fråga specifikt om den tillgängliga budgeten och jämför den med kostnaden för ditt erbjudande.
- Authority (beslutsfattande makt): Är det din kontaktperson som fattar besluten eller spelar han/hon en informerande roll? Fråga vem i organisationen som ansvarar för inköpsbesluten och vilka som är involverade i processen. Ju mer direkt kontakt du har med beslutsfattarna, desto snabbare kan försäljningen gå.
- Need (Behov): Vad behöver din potentiella kund? Ta reda på din leads utmaningar, problem eller mål och se hur din produkt eller tjänst kan hjälpa till med dem. Genom att ställa riktade frågor kan du bedöma om din lösning verkligen tillför ett mervärde. Ju större behovet är, desto större är sannolikheten för samarbete.
- Timeline (Tidslinje): När vill din lead vidta åtgärder? Fråga om tidsplanen för att lösa deras problem eller uppnå deras mål. Har din kontakt ett brådskande behov eller planerar de att fatta ett beslut först om några månader? Genom att få tidslinjen klar för dig kan du bättre bedöma hur snabbt du behöver agera och vilka resurser du behöver sätta in.
5. Skicka personliga tack-meddelanden
Visa dina kunder och nya kontakter att du uppskattar deras tid och intresse genom att skicka ett personligt tackmeddelande strax efter mässan. Undvik då opersonliga massmejl och anpassa ditt meddelande till den specifika personen och dennes behov. Det stärker relationen och ökar chanserna till ett långsiktigt samarbete. Möjliga sätt att kontakta dem är:
- Personliga e- mail: Hänvisa i ditt e- mail till innehållet i ert samtal på mässan och föreslå ett telefonsamtal för att prata vidare.
- Personliga kort: Kombinera ett handskrivet kort med ytterligare material, t.ex. broschyrer, flyers eller kataloger. Om du vill kan du lyfta fram specifika avsnitt som är intressanta för den aktuella kunden. På så sätt kan de utforska ditt erbjudande i lugn och ro efter mässan.
- Små gåvor: En personlig gåva är ett bra sätt att hålla jämna steg. Tänk på en användbar pryl, ett presentkort eller ett handskrivet tackbrev där du till exempel erbjuder särskilda villkor om ert samarbete fördjupas. Se till att gåvan passar mottagaren och tillför ett mervärde.
6. Två veckor efter mässan: håll vad du lovar
Du bygger förtroende genom att hålla dina möten. Se till att du har följt upp alla leads, skickat material och bokat möten inom två veckor. Ett snabbt svar visar på professionalism och engagemang. Ett snabbt svar visar dina kontakter att du värdesätter deras tid och tar deras frågor och behov på allvar. Detta ökar avsevärt chanserna för ett framgångsrikt samarbete.
7. Tre månader efter mässan: Utvärdera med ditt team
Ungefär tre månader efter mässan bör du ta dig tid för en utvärderingsworkshop med ditt team. Diskutera vad som gick bra och var det finns områden som kan förbättras. Utvärdera de mål som uppnåtts, oväntade utmaningar och lovande leads. Med de här verktygen kan du säkerställa en strukturerad och värdefull utvärdering:
- Dagordning: Sätt upp en tydlig dagordning för utvärderingsworkshopen så att alla viktiga punkter täcks in. Tänk på monterns uppbyggnad, kommunikationen med besökarna, hanteringen av frågor, teamets prestationer och effektiviteten i det marknadsföringsmaterial som använts.
- Formulär för feedback: Låt teammedlemmarna fylla i ett anonymt feedbackformulär i förväg. Be om positiva erfarenheter, förbättringsförslag och konkreta iakttagelser. Detta ger alla utrymme att dela med sig av sina åsikter och främjar en öppen diskussion.
- Moderering: Låt en neutral moderator leda sessionen. På så sätt kan alla uttrycka sina åsikter och diskussionen blir respektfull och konstruktiv.
- SWOT-analys: Genomför en SWOT-analys för att identifiera styrkor, svagheter, möjligheter och hot i samband med mässdeltagandet. Diskutera resultaten tillsammans och arbeta fram strategier för att ta itu med förbättringsområden och utnyttja möjligheter.
- Feedback från kunder: Använd återkoppling från besökare och kunder för att få en objektiv bild av ert deltagande. Kundfeedback ger värdefulla insikter som du kan ta med i utvärderingen.
- Fotodokumentation: Granska foton av montern och interaktioner under mässan. Bedöm monterns utseende, besökarnas engagemang och teamets engagemang utifrån dessa visuella hjälpmedel.
- Teamdiskussion: Uppmuntra till öppna diskussioner där varje teammedlem kan dela med sig av sina erfarenheter. Konstruktiv feedback och utbyte av idéer leder ofta till värdefulla lösningar och förbättringar.
- Förbättringsåtgärder: Sätt konkreta förbättringsområden på pränt och formulera tydliga mål för att eliminera svagheter och ytterligare stärka styrkor.
- Dela med sig av erfarenheter: Uppmuntra teamet att lära sig av andra företags framgångsrika mässframträdanden. Diskutera bästa praxis och idéer som kan tillämpas i framtiden.
8. Gör ditt mässdeltagande mätbart
Det kanske inte är det roligaste, men det är viktigt: en bra utvärdering av ditt mässdeltagande kräver att du analyserar siffrorna. Det är så du får reda på om dina ansträngningar var värda besväret. Här är några viktiga KPI:er (Key Performance Indicators) att mäta:
- Antal leads som genererats: Räkna antalet kontakter som samlats in och bedöm deras kvalitet (se även tipsen i punkterna 1 och 2).
- Konverteringsgrad: Beräkna hur många av dina leads som konverterades till betalande kunder. Detta visar hur effektivt ditt team är när det gäller att omvandla kontakter från mässor till konkreta samarbeten.
- Ökad omsättning: Jämför din omsättning före och efter mässan. Finns det en mätbar tillväxt? Då var ditt deltagande framgångsrikt.
- ROI (avkastning på investering): Beräkna ROI genom att jämföra kostnaderna för ditt mässdeltagande (t.ex. monterhyra, resekostnader och marknadsföringsmaterial) med den omsättning som genereras. En positiv ROI visar att investeringen var värd det.
- Besökarnas interaktioner: Håll koll på hur många besökare din monter lockade och hur de reagerade på ditt team och dina produkter. Detta hjälper dig att bedöma hur framgångsrik och attraktiv din mässstrategi är.
- Mediernas räckvidd: Analysera hur synligt ditt mässdeltagande var i medierna. Detta inkluderar pressmeddelanden, omnämnanden på sociala medier och täckning i branschpublikationer. En stark medienärvaro kan öka dina framgångar avsevärt.
- Kostnad per lead: Beräkna kostnaden per genererat lead genom att dividera den totala kostnaden för mässdeltagandet med antalet leads. Detta ger en inblick i hur effektiv din leadgenerering är och gör att du kan jämföra resultaten med andra marknadsföringskanaler.
9. Bygg upp ett erfaret och starkt mässteam
För att nå hållbara framgångar på mässor är det viktigt att ha ett permanent och väletablerat mässteam inom företaget. Genom att hålla regelbundna utvärderingar och använda erfarenheter från tidigare mässor ökar du teamets effektivitet och kompetens. Dessutom visar du på så sätt uppskattning för deras engagemang och prestationer, vilket skapar tillfredsställelse och motivation.
Ett permanent team säkerställer att värdefull kunskap och erfarenhet bevaras och byggs vidare inom din organisation. Detta leder till bättre förberedelser, genomförande och uppföljning av framtida mässor. Ett väl sammansvetsat team är nyckeln till ett framgångsrikt mässdeltagande.
10. Håll kontakten med dina leads på lång sikt
En framgångsrik uppföljning av en mässa slutar inte efter de första reaktionerna. Håll kontakten med dina leads långsiktigt genom att regelbundet skicka dem relevant information, erbjudanden eller inbjudningar till nya mässor. På så sätt förblir du synlig och stärker relationen.
Använd verktyg som marketing automation för att skapa personliga e-postkampanjer och uppföljningsmeddelanden. På så sätt kan du göra kommunikationen mer effektiv och konsekvent. Se till att dina leads alltid är informerade om viktiga uppdateringar, nya produkter eller tjänster och kommande evenemang.
Slutsats: Gör ditt mässdeltagande till en framgång
Ett strukturerat tillvägagångssätt för mässuppföljning hjälper dig att göra dina framgångar transparenta och generera mer försäljning. Börja med att utvärdera och kontakta leads under de första två veckorna efter mässan. När detta är klart kan du och ditt team reflektera över vad som gick bra och vad som kan förbättras. Genom att regelbundet analysera rätt KPI:er gör du framgången med ditt deltagande mätbar och kan göra riktade förbättringar.
På lång sikt är det viktigt att bygga upp ett permanent och erfaret mässteam. Med växande expertis kan detta team arbeta mer och mer effektivt och uppnå bättre resultat. Det är så man förvandlar flyktiga mässkontakter till lojala kunder och långsiktiga affärssamarbeten.
Visste du att… Ännu fler användbara tips och inspiration om allt som har med mässor att göra hittar du naturligtvis här på vår blogg! Ta till exempel en titt på dessa artiklar:
