Jouw eigen beursstand vanaf nul plannen – dat klinkt ingewikkeld? Dat hoeft het niet te zijn: Volg deze vijf stappen en stel jouw individuele beursbenodigheden op een volledig flexibele manier samen.
Een beursstand plannen: de stap-voor-stap gids
Stap 1: Vind de juiste reclametechniek voor jouw beursstand
Of jij nu op zoek bent naar toekomstige stagiairs op de volgende banenbeurs, in gesprek wilt komen met geïnteresseerden en potentiële partners op een vakbeurs of in contact wil komen met nieuwe klanten op een consumentenbeurs – als je een beursstand plant, moet je altijd beginnen met het grote plaatje. In het geval van een beurspresentatie: met de reclametechniek. De volgende punten spelen een belangrijke rol:
Presentatiewanden en vouwdisplays
Een presentatiewand of een groot vouwdisplay vormen de achtergrond voor jouw stand. En dit is belangrijker dan je op het eerste gezicht zou denken. Stel je voor dat je midden in een gesprek zit met een potentiële klant. Hun blik dwaalt even af van jou en je andere apparatuur en ze zien niets anders dan kabels, tassen en, in het ergste geval, zelfs logo’s van andere exposanten. En je bent de aandacht van je gesprekspartner al kwijt.
Beter: Zet individueel bedrukte en eventueel verlichte presentatiewanden op de achtergrond. Op die manier zal jij steeds weer de ogen van gesprekspartners vangen – en dus ook hun onverdeelde aandacht.
Beurstafels
Een steun bij langdurige onderhandelingen, een punt voor informatiemateriaal en een natuurlijke klantenstopper op de stand: beurstafels zijn onmisbaar voor elke beursgelegenheid. Iedereen die geïnteresseerd is in jouw producten, innovaties of bedrijf in het algemeen, zal automatisch naar de toonbank van jouw stand gaan. Logisch. Van jongs af aan zijn we gewend hier iets goeds te krijgen. Wat vroeger een gratis plakje worst was bij de slager, is nu waardevolle informatie.
Zorg er dus voor dat jouw beursbalie stabiel is en bedrukt met jouw bedrijfsontwerp. Wankele klaptafels, geïmproviseerde biertentensets afgedekt met hoezen en andere geïmproviseerde oplossingen doen onnodig afbreuk aan jouw professionele imago.
Roll-ups, displays, vlaggen en banners
Veel concurrentie in de tentoonstellingshal? Of heb jij informatie die helder en opvallend moet worden overgebracht? Dan kan jij roll-ups, displays, vlaggen en banners voor jouw beursstand gebruiken. Met baniervlaggen, drop-flags, square-flags of raamvlaggen die geschikt zijn voor gebruik binnenshuis, kan jij in de hal al van ver de aandacht trekken.
Als jij eenmaal geïnteresseerden naar jouw stand hebt gebracht, zijn grootschalige roll-ups en displays het meest effectief. Al voor het gesprek met een van jouw medewerkers krijgen potentiële klanten of partners een beter beeld van jouw bedrijf – dat bespaart later tijd en maakt het voor jouw beursmedewerkers gemakkelijker om het gesprek aan te knopen.
Meubilair voor tentoonstellingen, scheidingswanden en geleidingssystemen
Maak van jouw beursstand een loungeruimte: op verstelbare stoelen, zitzakken of poefs kunnen potentiële klanten en jouw beursmedewerkers het zich comfortabel maken voor langere gesprekken. Dit creëert een ontspannen sfeer en nodigt uit om te blijven hangen – ideaal voor intensieve klantencontacten.
Duurzame alternatieven
Overigens zijn veel reclametechnische producten die je bij de planning van jouw beursstand moet overwegen, verkrijgbaar in duurzame materialen. Of het nu gaat om reclamebanners, borden of roll-ups: dankzij het SEAQUAL®-initiatief kan jij professioneel beursmateriaal kopen en tegelijkertijd de oceanen en stranden van afval bevrijden.
Stap 2: Informatiemateriaal, brochures en folders verkrijgen
De meeste bezoekers gaan naar beurzen om aanbiedingen, nieuws of innovaties te zien – en natuurlijk om de vele aanbieders met elkaar te vergelijken. Jouw kans: met een professionele beurspresentatie ben jij jouw iets minder goed uitgeruste concurrenten een stap voor. Maar een aantrekkelijke beurstechniek alleen maakt nog geen presentatie: zorg ervoor dat jij niet alleen geïnteresseerden naar jouw stand brengt, maar dat zij zich gesprekken met jou, jouw aanbiedingen en stand ook achteraf nog herinneren.
Wanneer je jouw stand voorbereid, kan je ook informatiemateriaal neerleggen met een passende uitstraling. Feiten en informatie op een duidelijke manier verzamelen en structureren. Dat kan het beste in compacte mappen – die kunnen mooi klein worden opgevouwen en bieden dankzij de verschillende vouwwijzen toch voldoende ruimte voor teksten, grafieken en aansprekende foto’s.
Wil jij jouw gesprekspartners daarentegen een selectie van topaanbiedingen en inzicht in jouw productie- of organisatieprocessen laten zien? Dan kan jij een eigen brochures of zelfs catalogus laten drukken. Bij drukwerk dat uit meerdere pagina’s bestaat, heb je gewoon veel meer mogelijkheden om een beursstand goed voor te bereiden. Ook magazines bieden jou een uitgelezen kans om jouw bedrijf door middel van storytelling te laten zien.
Stap 3: Promoot uw aanwezigheid op de beurs op voorhand
Jij hebt een perfect ontworpen beursstand gepland. Jouw reclametechniek is up to date, goed vormgegeven en valt al op vanaf de andere kant van de beurshal. Jouw gemotiveerde personeel staat achter de balies met als gedetailleerd informatiemateriaal en reclamefolders.
En toch trekt jouw beursstand maar weinig bezoekers – hoe kan dat?
De verklaring: potentiële klanten, belangstellenden en toekomstige werknemers weten niets over jouw beursoptreden.
De oplossing: Promoot jouw beursbezoek
Er zijn veel manieren om dit te doen: uitnodigingskaarten per post versturen en afspraken maken voor persoonlijke ontmoetingen. Of stuur een uitnodiging per email naar jouw klanten. En wanneer jij jouw stand op de beurs plant, moet je reclame op sociale media niet vergeten. Op deze manier weet straks iedereen dat jij op een beurs te vinden bent!
Stap 4: Rust jezelf uit met promotieartikelen en -kleding
Iedereen is aan het eind van de beursdag uitgeput, slenterend tussen de stands en eigenlijk alleen maar op zoek naar een paar gratis pennen, snoepjes of andere kleine nuttige zaken. Zorg ervoor dat de uitgeputte beursbezoekers bij jou terecht komen.
Hoe? Het is eenvoudig: bedruk geen doorsnee promotieartikelen, maar zorg dat de beste lanyards, balpennen van hoge kwaliteit of bedrukte powerbanks klaarliggen voor de smartphones van de bezoekers, die ook leeg zijn. Bedruk duurzame katoenen tassen of papieren tassen van appel of gras papier, gooi er give-aways in, voeg wat informatiemateriaal toe en zorg ervoor dat jouw logo in honderden exemplaren over het hele beursterrein wordt meegedragen.
Over bedrijfslogo’s gesproken: die moeten natuurlijk niet alleen door jouw gesprekspartners met give-aways in de hal worden gedragen, maar ook door jouw beurspersoneel op hun kleding. Want corporate fashion straalt eenheid en professionalisme uit, versterkt de teamgeest en zorgt er bovendien voor dat jouw medewerkers altijd als zodanig herkenbaar zijn, ook op onoverzichtelijke beursterreinen.
Of jij nu kiest voor geborduurde blouses en overhemden, geraffineerde poloshirts of meer casual sweatshirts, hangt helemaal af van jouw smaak en van de aantrekkingskracht die je op jouw klanten uitoefent.
Stap 5: Haal hapjes en drankjes
Als je maag knort, ben je ongeduldig en snel chagrijnig. Dat geldt voor jouw beursmedewerkers, maar net zo goed voor beursbezoekers. En omdat de dichtstbijzijnde catering niet altijd in zicht is, kan jij bij het plannen van jouw stand ook denken aan hapjes en drankjes. De klassiekers zijn natuurlijk bedrukte fruitgums, chocolaatjes en standaard water in PET-flessen van 0,5 l. Hier valt niets te klagen, je maakt immers een einde aan dorst en kleine trek.
Maar het kan nog beter: jij kunt veel unieker zijn met jouw keuze van kleine lekkernijen. Wie waarde hecht aan een sportief, dynamisch imago, kan bijvoorbeeld blikjes notenmix of volkoren mueslierepen bestellen en de verpakking laten afstemmen op de hele beurspresentatie. Wie daarentegen van zoeter maar niet van chocola houdt, kan kiezen voor lolly’s, jelly beans of potjes snoep. Bovendien zijn er tal van merksnacks die je ook kunt laten bedrukken. Bijvoorbeeld van Dextro Energy, m&ms, Gubor, Lindt, tic tac …
Een beursstand plannen als het snel moet gaan: Overnightproducten
Bij het plannen van een stand op een beurs kan er altijd iets uit het oog worden verloren: Snacks die veel te vroeg op waren. Folders die mooi ontworpen waren, maar die je vergeet te bestellen. Of onherstelbare schade aan de beursreclametechniek, zodat op het laatste moment hele elementen van de stand moeten worden vervangen.
Met de juiste partner is dit allemaal geen probleem: veel producten in de FLYERALARM online shop kunnen per nacht- en expreslevering worden besteld. Je herkent deze artikelen aan het nachtsymbool, een maansikkel.
Conclusie: een beursstand plannen is niet moeilijk
Samenvattend, het moet gezegd worden: Jouw eigen beursstand plannen gaat niet vanzelf. Volg deze vijf stappen, zorg ervoor dat de materialen en producten van goede kwaliteit zijn en houd rekening met de wensen van jouw werknemers en jouw doelgroep. Dan kan er echt niets misgaan.
