Wenn Sie Messe hören, denken Sie an monatelange zeit- und geldfressende Planungen? Dann lesen Sie unbedingt weiter, denn dieser Beitrag wird Ihr Denken auf den Kopf stellen. Lernen Sie im Folgenden, wie Sie in weniger als zwei Monaten Ihren perfekten Messeauftritt auf die Beine stellen.
La pianificazione iniziale
Pianifica passo dopo passo una fiera di cui i tuoi clienti e partner parleranno ancora tra un anno. Non importa se sei una piccola azienda che vuole esporre in una fiera regionale o se sei un’azienda di medie dimensioni che punta alla fiera più importante del settore: Segui alcuni consigli di base degli esperti e lasciati ispirare.
A quale fiera vuoi andare? Qual è il numero di visitatori e quindi di potenziali contatti rispetto ai costi dello stand? Le diverse fiere attraggono gruppi target diversi, controlla le statistiche sui visitatori rilasciate dagli organizzatori delle fiere per sapere quali tipi di visitatori vanno ad una determinata fiera.
Ricordati di non rimandare troppo a lungo l’iscrizione alla fiera perchè molte fiere offrono sconti per le prenotazioni anticipate da nove a sei mesi prima dell’evento. In questo modo potrai avere più tempo per pianificare la tua presentazione.
Oltre a iscriverti alla fiera, devi anche prenotare per tempo l’alloggio in hotel e i biglietti del treno o dell’aereo. Anche in questo caso, prima si prenota più il prezzo sarà basso
Inoltre, dovresti già informare i tuoi migliori clienti e contatti commerciali della tua partecipazione alla fiera. Invia dei biglietti “save-the-date” in modo che i tuoi ospiti VIP possano segnare la data sul calendario.
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Cosa fare a 6 settimane dall’inizio della fiera
Non più tardi di 1 mese e mezzo prima della data della fiera, tu e il tuo team di progetto dovrete dedicarvi completamente alla pianificazione della fiera. Il punto di partenza per tutte le considerazioni successive è lo slogan che deve essere pensato come un filo conduttore che connette tutto il materiale pubblicitario e si riflette anche nel design del tuo stand fieristico. Per esempio può essere l’ultima innovazione di prodotto, un nuovo servizio o una nuova immagine aziendale. e dovrà essere presentato in modo semplice, chiaro e unico.
Immagina di essere a una fiera e che nessuno ti noti perchè non hai pubblicizzato la tua presenza… che spreco di risorse. Per questo motivo ogni partecipazione ad una fiera ha bisogno di pubblicità accuratamente pianificata.
Una delle prime cose da fare è collaborare con i media attraverso la pubblicazione di comunicati stampa o l’invio di inviti per la fiera ai giornalisti. Queste azioni servono ad aumentare la possibilità che i giornalisti scrivano degli articoli sulla tua azienda in una rivista di settore.
Un’altra importante azione da compiere e l’invio di inviti personali ai tuoi clienti, con tutti i dettagli per trovare il tuo stand fieristico.
Le campagne pubblicitarie online sono un’altro elemento fondamentale per la tua strategia di comunicazione fieristica. Per esempio puoi pubblicizzare la tua presenza in fiera a gruppi target specifici usando i Social Media o tramite Google Ads grazie alle funzioni di targeting personalizzato. Questo metodo è estremamente efficace nel breve termine, ed è molto più economico rispetto alle pubblicità tradizionali su riviste e giornali.
Non esiste un modello specifico per creare uno stand fieristico. A volte può essere minimalista e pratico, altre può essere molto grande per trasmettere più efficacemente un messaggio pubblicitario. Ricorda però che uno stand grande che sembra vuoto non è invitante come uno stand piccolo in cui ogni singola parte è al suo posto e la composizione trasmette ordine e affidabilità.
In generale la regola più importante è quella di anteporre i vantaggi per i visitatori all’autopresentazione. Tutto, dalla segnaletica al design, fino al catering, deve essere orientato alle esigenze dei visitatori della tua fiera. In altre parole, uno stand “elegante” che si presenta bene ma che non offre un’area tranquilla per le conversazioni tra rappresentanti dell’azienda e potenziali clienti è inutile.
Infine è fondamentale rispettare le specifiche degli organizzatori delle fiere per quanto riguarda le dimensioni dello stand, l’alimentazione elettrica e idrica e le precauzioni di sicurezza.
5 settimane prima dell’inizio: è il momento di ordinare i roll-up, le vele e le bandiere
è molto importante ordinare per tempo i materiali da stampa pubblicitari in largo formato e le decorazioni per il tuo stand fieristico perché la stampa individuale richiede più tempo per questi prodotti rispetto ai semplici volantini. Non è necessario assumere costose imprese di costruzione di stand, infatti, oggi esistono alternative più veloci ed economiche: i sistemi di allestimento mobile degli stand. I singoli moduli dei sistemi modulari sono facili da trasportare e possono essere montati da una o due persone e senza bisogno di attrezzi.
4 settimane prima dell’inizio della fiera: ordina gli articoli promozionali e l’abbigliamento per la fiera
Tutti sono felici di ricevere regali, compresi i visitatori del tuo stand e i potenziali clienti. Ecco perché dovresti scegliere fin da subito i gadget e gli articoli promozionali giusti. Usa questi regali promozionali di alta qualità come piccolo ringraziamento dopo aver interagito con dei potenziali clienti.
Dovresti anche avere una selezione di gadget pronti da esporre sui banchi della fiera o sui tavoli del bistrot o da regalare agli ospiti di passaggio. In genere, si tratta di oggetti che tutti possono utilizzare: penne, borse, portachiavi o chiavette USB. Ricordati che tutti gli oggetti che distribuisci devono avere il logo e il nome della tua azienda ben visibile. Inoltre, se hai un design aziendale è una buona idea stampare i tuoi articoli promozionali con il tuo look aziendale per rimanere più facilmente impresso nella mente dei tuoi potenziali clienti dopo la fiera
3 settimane prima dell’inizio della fiera: organizzare gli eventi della fiera
Non manca molto all’inizio della fiera, è il momento di organizzare un piccolo evento dello stand all’interno della fiera. Lo scopo principale della festa è quello di creare un momento di networking in cui è più facile stringere accordi commerciali con potenziali nuovi clienti.
Gli elementi che non devono mancare alla festa sono:
2 settimane prima dell’inizio della fiera: è tempo di ordinare il materiale informativo
Dovresti aggiornare il tuo materiale informativo e pubblicitario con almeno 14 giorni di anticipo: nuovi prodotti, nuove offerte, nuovo design. Non sottovalutare l’impatto dei classici prodotti di stampa. Le brochure pubblicitarie ben fatte vengono ancora sfogliate con devozione da un pubblico interessato. Il loro fascino visivo e tattile supera di gran lunga la pubblicità online e spesso rafforza inconsciamente le intenzioni di acquisto a tuo favore.
1 settimana prima dell’inizio della fiera
La settimana prima dell’inizio della fiera serve per gestire gli imprevisti e controllare che tutto sia a posto e dire al tuo staff cosa fare durante la fiera.
