Tænker du på måneders tids- og pengekrævende planlægning, når du hører “messe”? Så læs videre, for denne artikel vil vende op og ned på din tankegang. I det følgende vil du lære, hvordan du organiserer din perfekte messepræsentation på mindre end to måneder.
Planlæg en messe præsentation trin for trin, som dine kunder og partnere stadig vil tale om om et år. Ikke fordi der var så meget, der gik galt, men tværtimod fordi det var en stor succes! Uanset om du vil deltage i en regional forbrugermesse som håndværksvirksomhed eller sigte efter branchens førende messe som en mellemstor virksomhed: Følg et par grundlæggende eksperttips og lad dig inspirere af dem. Så bliver dit messebesøg garanteret en succes. Så lad os komme i gang!
Den indledende planlægning
Hvilken messe skal du tage på? Forskellige messer tiltrækker forskellige målgrupper. Besøgsstatistikker fra messearrangører giver en første vejledning. Hvor højt er antallet af besøgende og dermed antallet af potentielle kontakter i forhold til standomkostningerne? Skriv det ned nu: Du bør ikke udskyde din messetilmelding for længe. Mange messer tilbyder rabat på tidlig booking ni til seks måneder før arrangementet. Så har du mere tid til at designe og planlægge din præsentation.
Ud over at tilmelde dig messen bør du også bestille hotelophold, tog- eller flybilletter i god tid. Her er der også mulighed for rabat ved tidlig booking. Og du bør allerede nu informere dine bedste kunder og forretningsforbindelser om din planlagte messedeltagelse. Send save-the-date-kort ud, så dine VIP-gæster kan notere datoen i din kalender.
6 uger før start: Koncept og messekommunikation
Find et motto til messen
Mindst 1½ måned før messedatoen bør du og dit projektteam fordybe jer fuldt ud i messeplanlægningen. Udgangspunktet for alle yderligere overvejelser er mottoet for din præsentation – så at sige den røde tråd, der løber gennem alle reklamematerialer og også afspejles i designet af din messestand. Er det din seneste produktinnovation, den nye allround-service eller et nyt virksomhedsimage? Uanset hvad dit slogan bliver – det skal være enkelt, klart og unikt. Det omfatter tekst og grafisk design i lige høj grad og danner en overbevisende enhed.
Start messekommunikation
Selvfølgelig vil de besøgende på messen opdage din stand på et tidspunkt. Men hvad enhver god messepræsentation har brug for, er omtale – og det kommer som regel ikke som en uventet gave, men kræver koordineret forberedelse. En metode, der stadig er god, er at aktivere medierepræsentanter. Udsend pressemeddelelser, eller inviter journalister til at tale med dig på stedet. Med lidt held kommer der en eller to gode artikler om din virksomhed i et velkendt fagblad. Nu er det også tid til at sende invitationsbreve til dine bedste kunder og forretningsforbindelser med posten. Snart skal du til at planlægge events som messefester, forretningsfrokoster og paneldiskussioner. Til det har du brug for et fast antal deltagere.
Online reklamekampagner på sociale medier er en anden god måde at skabe opmærksomhed om din messedeltagelse på. Du kan reklamere for din messetilstedeværelse over for specifikke målgrupper på onlineplatforme som Facebook, Instagram og lignende, som bruges millioner af gange. Det er muligt takket være moderne målretning – filtrering af hundredtusindvis af brugere efter alder, køn, erhverv, civilstand og indkomst. Kun din målgruppe vil rent faktisk se din annonce. Det er ikke kun ekstremt effektivt og succesfuldt på kort sigt, men også meget billigere sammenlignet med konventionelle annoncer i tidsskrifter, aviser eller endda i radioen.
Design af en messestand
Hele din messepræsentation drejer sig om den: messestanden. Nogle gange virker den minimalistisk og kompakt. Andre gange sender den et klart reklamebudskab med sin blotte størrelse. Men pas på: En stor messestand, der ser tom ud, er ikke så indbydende som en lille messestand, hvor hver enkelt del er på sin plads, og den samlede komposition holder alt sammen. Du er klar over, at design er alt, når det gælder din messestand. Den vigtigste regel her er, at du prioriterer fordelene for de besøgende over selvpræsentationen. Alt – fra mærkning og design til forplejning – skal være rettet mod dine messegæsters behov. En “fancy” messestand, der ser godt ud, men ikke tilbyder et roligt område til mere intime salgssamtaler, er med andre ord ubrugelig. Det er vigtigt, at du overholder den pågældende messearrangørs specifikationer med hensyn til standstørrelse, strøm- og vandforsyning og sikkerhedsforanstaltninger. Det er et godt tidspunkt at bede messearrangøren om disse vigtige oplysninger.
5 uger før start: Bestil storformat
Du bør bestille de enkelte komponenter til din messestand og anden større reklameteknik i god tid. Det tager nemlig længere tid at få trykt disse printprodukter end simple flyers. Du behøver ikke at hyre dyre transportfirmaer eller messeopbygningsfirmaer. I dag findes der hurtigere og billigere alternativer: mobile standopbygningssystemer. De enkelte moduler i disse smarte modulære systemer er nemme at transportere og endnu nemmere at sætte op – nemlig af kun en eller to personer og helt uden værktøj. Følgende elementer er en del af basisudstyret.
Messevæg
Kun den rigtige baggrund skaber den perfekte scene. Messevægge fås i utallige former og størrelser. Spotlights kan monteres på dem for at sikre en homogen belysning af din stand – hvis belysningen ikke allerede er integreret i messevæggen. Og det vigtigste: messevægge giver plads nok til dit logo og dine reklamebudskaber.
Messedisk
Det er det visuelle ankerpunkt på din messestand, hvor salgs- og informationssamtaler finder sted, flyers og andet reklamemateriale har tilstrækkelig plads, og drikkevarer og snacks kan placeres. Der findes et stort udvalg af messediske: med aluminiumsprofiler, med display, buede, runde og endda oplyste. Vælg en model, der passer til dit messemotto og din virksomheds image.
Roll-ups og displays
Når den ene messestand afløser den næste, og dine potentielle kunders modtagelighed aftager, er det dem, der giver den ekstra dosis wow. Du kan opstille roll-ups fleksibelt på din stand. Og på en sådan måde, at messegæsterne kan se dem på lang afstand – og bliver ledt hen til din stand som ved et trylleslag.
Ekstra møbler
Gør din stand til en oase af velvære midt i messens travlhed. Så kommer de gode salgssamtaler og forretningsaftaler af sig selv. Det er vigtigt med behagelige siddepladser, f.eks. terningesæder eller sækkestole. Du behøver ikke at sætte dem op. Du skal bare tage dem med dig og sætte dem ned. Glem ikke gulvet: Skab et behageligt miljø i rummet med tilpassede vinylgulve og gulvklistermærker.
4 uger før messestart: bestil reklameartikler og messeoutfit
Reklameartikler og give-aways
Alle bliver glade for at modtage gaver – også besøgende på din stand og potentielle kunder. Derfor skal du sørge for at vælge de rigtige giveaways og reklameartikler på et tidligt tidspunkt – ikke bare giveaways, men helst små ting, som din målgruppe kan bruge. For eksempel tommestokke og målebånd til håndværkere eller praktiske sadelovertræk til sportsentusiasterne på cykelmessen. Brug sådanne reklamegaver af høj kvalitet som en lille tak efter en god salgstale.
Du bør også have et udvalg af nyttige giveaways klar til at vise frem på messedisken eller bistrobordene eller til at dele ud til forbipasserende gæster. Det er typisk ting, som alle kan bruge – kuglepenne, tasker, nøgleringe eller USB-sticks. Meget vigtigt: Uanset hvad du giver dine kunder i hænderne, skal din virksomheds logo og navn være tydeligt trykt på det. Har du et virksomhedsdesign? Perfekt, så tryk dine reklameartikler i din virksomheds look. Hvorfor er det så vigtigt? Fordi du ønsker at blive i dine potentielle kunders bevidsthed efter messen. I den henseende er reklameartikler og give-aways ikke andet end små minder, der minder messepublikummet om din fremragende virksomhed.
Messe-Outfit
Fra messestanden til udstyret og reklameartiklerne: Alt i corporate look, men ikke dit messeteam? Du kan gøre det bedre. For at sikre, at dit overordnede udseende er konsekvent, bør du udstyre dit standpersonale med ensartet tøj. Det ser ikke kun professionelt ud, men sikrer også en positiv ekstern opfattelse af din virksomhed. Poloshirts, T-shirts, skjorter eller bluser med tryk i dit design vil altid vise dine besøgende på standen, hvem der er den professionelle kontaktperson.
3 uger før messestart: organiser messearrangementer
Messestanden og udstyret er booket, reklameartikler er bestilt, messeteamet er på plads og ensartet klædt på. Din online og offline messekommunikation når præcis ud til din målgruppe. Fungerer det? Det, du skal organisere nu, er din standfest, også kendt som en messefest. Disse fester er klassikere på enhver god messe. Det er ikke kun tid til en livlig atmosfære, men også en perfekt platform til at netværke i en afslappet atmosfære, lære forretningskontakter at kende og endda indlede kontrakter. Ud over god planlægning og organisation har du brug for følgende:
Drikkevarer og snacks
Intet fungerer til en fest uden dem: forfriskende drinks og snacks. Mousserende Secco Bianco eller lækre snackblandinger opfordrer til smalltalk på dit messearrangement. Du finder hurtigt ud af, hvad der optager dine fremtidige samarbejdskandidater eller potentielle VIP-kunder. Højdepunktet: Dine drinks og snacks er også perfekte til din reklame. Logo, firmanavn, cool slogan – og din virksomheds egne drikkevarer er klar til brug.
Catering
Tænk på servietter, ølbrikker, glas eller kopper og paplåg. Disse småting må ikke mangle på et bistrobord eller en bardisk – og de skal helst være trykt ensartet i dit corporate design.
2 uger før messestart: Bestil information og reklamemateriale
Du bør opdatere dit informations- og reklamemateriale mindst 14 dage i forvejen: nye produkter, nye tilbud, nyt design. Vigtigt: Mottoet for din præsentation bør ideelt set afspejles i alle flyers, brochurer og foldere i din messepræsentation. Og du må ikke undervurdere effekten af klassiske printprodukter. Veludformede reklamebrochurer bliver stadig bladret igennem med stor interesse. Deres visuelle og taktile appel overstråler langt online-reklamer og forstærker ofte ubevidst købsintentionerne til din fordel.
1 uge før messestart: buffer til nødsituationer
Du bør planlægge den sidste uge før messestart som en buffer, så alt faktisk er på plads i tide til messestart. Ellers er dagene op til messestart præget af ankomst, standopbygning og accept fra messearrangøren. Tag dig tid til at briefe standpersonalet på stedet i detaljer. Har du glemt noget, eller har du akut brug for en flyer eller en roll-up? FLYERALARM kan levere mange ting allerede næste dag med dag til dag-levering – på forespørgsel direkte til messen.
