Messen var en stor succes! Du talte med kunder, fik interessante kontakter og indsamlede lovende leads. Men hvad nu? Her finder du ud af, hvordan en god messeopfølgning lægger grunden til langsigtede forretningsrelationer.
1. Sorter dine leads
Uanset om det er digitalt eller på papir: En god lead-formular er en del af enhver messestand. Et af de vigtigste trin i opfølgningen er at sortere de udfyldte skemaer. Det giver dig hurtig indsigt i potentielle muligheder. Sørg for, at formularerne allerede er udfyldt i detaljer under samtalerne på messen. Jo flere oplysninger du har, jo bedre kan du henvende dig til dine leads og tilbyde skræddersyede løsninger.
2. Indsaml og organiser visitkort
Selv i denne digitale tidsalder er visitkort stadig en værdifuld kilde til information på messer. Forhåbentlig har du indsamlet en masse kort i løbet af messen gennem konkurrencer, gaver eller netværkssamtaler. Tag dig tid til at gennemgå disse kort og noter vigtige oplysninger som f.eks. samtaleemner, interesser og specifikke behov. På den måde kan du gøre din opfølgende kommunikation målrettet og personlig.
Tip: Vil du skille dig ud? Se, hvordan kreative visitkort gør dig mindeværdig, eller læs vores tips til at designe stærke visitkort!
3. Gør brug af digitale værktøjer
Digitale værktøjer gør din messeopfølgning meget mere effektiv. Tænk f.eks. på et digitalt leadsystem, der giver dig mulighed for at behandle data direkte i dit CRM. Det sparer tid, forhindrer dobbeltindtastning og holder din database opdateret. Gør intelligent brug af disse værktøjer for at optimere dine processer og få din opfølgning til at køre mere gnidningsløst.
4. Prioritér dine kontakter med BANT-metoden
Brug oplysningerne fra de udfyldte lead-formularer og visitkort til at prioritere dine kontakter efter kvalitet og salgsmuligheder. Det vil hjælpe dig med at beslutte, hvem du skal henvende dig til først. BANT-metoden er et nyttigt værktøj her, hvor du analyserer fire nøglekriterier:
- Budget (økonomiske ressourcer): Har din kontaktperson budget til at købe dit produkt eller din service? Spørg specifikt om det tilgængelige budget, og sammenlign det med prisen på dit tilbud.
- Authority (beslutningskompetence): Er det din kontaktperson, der træffer beslutningerne, eller spiller han/hun en informerende rolle? Spørg, hvem i organisationen der er ansvarlig for indkøbsbeslutninger, og hvem der er involveret i processen. Jo mere direkte kontakt du har med beslutningstagerne, jo hurtigere kan salget gå.
- Need (Behov): Hvad har din potentielle kunde brug for? Find ud af din leads udfordringer, problemer eller mål, og se, hvordan dit produkt eller din service kan hjælpe med dem. Ved at stille målrettede spørgsmål kan du vurdere, om din løsning virkelig tilfører værdi. Jo større behovet er, jo større er sandsynligheden for et samarbejde.
- Timeline (Tidslinje): Hvornår ønsker din kunde at handle? Spørg om tidsplanen for at løse deres problemer eller nå deres mål. Har din kontaktperson et presserende behov, eller planlægger de først at træffe en beslutning om et par måneder? Ved at få tidslinjen på plads kan du bedre vurdere, hvor hurtigt du skal handle, og hvilke ressourcer du skal bruge.
5. Send personlige takkebeskeder
Vis dine kunder og nye kontakter, at du sætter pris på deres tid og interesse ved at sende dem en personlig takkebesked kort efter messen. Undgå dermed upersonlige massemails, og skræddersy din besked til den specifikke person og dennes behov. Det styrker forholdet og øger chancerne for et langsigtet samarbejde. Mulige måder at kontakte dem på er:
- Personlige e-mails: Henvis i din e-mail til indholdet af jeres samtale på messen, og foreslå et telefonopkald for at tale videre.
- Personlige kort: Kombiner et håndskrevet kort med yderligere materiale som f.eks. brochurer, flyers eller kataloger. Hvis du ønsker det, kan du fremhæve specifikke afsnit af interesse for det pågældende lead. På den måde kan de udforske dit tilbud i ro og mag efter messen.
- Små gaver: En personlig gave er en god måde at følge med på. Tænk på en nyttig gadget, et gavekort eller et håndskrevet takkebrev med tilbud om f.eks. særlige vilkår, hvis jeres samarbejde uddybes. Sørg for, at gaven passer til modtageren og tilfører værdi.
6. To uger efter messen: Hold dine løfter
Du opbygger tillid ved at holde dine aftaler. Sørg for, at du har fulgt op på alle leads, sendt materialer og lavet aftaler inden for to uger. Et hurtigt svar viser professionalisme og engagement. Et hurtigt svar viser dine kontakter, at du værdsætter deres tid og tager deres spørgsmål og behov alvorligt. Det øger chancerne for et vellykket samarbejde betydeligt.
7. Tre måneder efter messen: Evaluer med dit team
Omkring tre måneder efter messen skal du tage dig tid til en evalueringsworkshop med dit team. Diskuter, hvad der gik godt, og hvor der er plads til forbedringer. Evaluer de opnåede mål, uventede udfordringer og lovende leads. Med disse værktøjer sikrer du en struktureret og værdifuld evaluering:
- Dagsorden: Sæt en klar dagsorden for evalueringsworkshoppen, så alle vigtige punkter bliver dækket. Overvej opbygningen af standen, kommunikationen med de besøgende, håndteringen af spørgsmål, teamets præstationer og effektiviteten af det anvendte reklamemateriale.
- Feedbackformular: Få teammedlemmerne til at udfylde et anonymt feedbackskema på forhånd. Bed om positive oplevelser, punkter til forbedring og konkrete observationer. Det giver alle plads til at dele deres meninger og fremmer en åben diskussion.
- Moderation: Få en neutral moderator til at lede sessionen. Det giver alle mulighed for at udtrykke deres meninger og holder diskussionen respektfuld og konstruktiv.
- SWOT-analyse: Gennemfør en SWOT-analyse for at identificere styrker, svagheder, muligheder og trusler i forbindelse med messedeltagelsen. Diskuter resultaterne sammen, og arbejd på strategier til at tackle forbedringsområder og udnytte muligheder.
- Kundefeedback: Brug feedback fra besøgende og kunder til at få et objektivt billede af din deltagelse. Kundefeedback giver værdifuld indsigt, som du kan tage med i evalueringen.
- Fotodokumentation: Gennemgå fotos af standen og interaktioner under udstillingen. Vurder standens udseende, de besøgendes engagement og teamets engagement ud fra disse visuelle hjælpemidler.
- Teamdiskussion: Tilskynd til åben diskussion, hvor hvert teammedlem kan dele sine erfaringer. Konstruktiv feedback og udveksling af ideer fører ofte til værdifulde løsninger og forbedringer.
- Forbedringstiltag: Sæt konkrete forbedringsområder på papir og formuler klare mål for at eliminere svagheder og forbedre styrker yderligere.
- Del erfaringer: Opfordr teamet til at lære af andre virksomheders vellykkede messeoptræden. Diskuter bedste praksis og ideer, der kan anvendes i fremtiden.
8. Gør din messedeltagelse målbar
Det er måske ikke det sjoveste, men det er vigtigt: En god evaluering af din messedeltagelse kræver, at du analyserer tallene. Det er sådan, du finder ud af, om din indsats var det hele værd. Her er nogle vigtige KPI’er (Key Performance Indicators), som du kan måle:
- Antal genererede leads: Tæl antallet af indsamlede kontakter, og vurder deres kvalitet (se også tipsene i punkt 1 og 2).
- Konverteringsgrad: Beregn, hvor mange af dine leads, der blev konverteret til betalende kunder. Det viser, hvor effektivt dit team er til at konvertere messekontakter til konkrete partnerskaber.
- Stigning i omsætning: Sammenlign din omsætning før og efter messen. Er der en målbar vækst? Så var din deltagelse en succes.
- ROI (Return on Investment): Beregn ROI ved at sammenligne omkostningerne ved din messedeltagelse (f.eks. leje af stand, rejseudgifter og markedsføringsmateriale) med den genererede omsætning. En positiv ROI viser, at investeringen var det hele værd.
- Interaktioner med besøgende: Hold øje med, hvor mange besøgende din stand tiltrak, og hvordan de reagerede på dit team og dine produkter. Det hjælper med at vurdere succesen og tiltrækningskraften af din messetilgang.
- Mediernes rækkevidde: Analyser, hvor synlig din messedeltagelse var i medierne. Dette omfatter pressemeddelelser, omtale på sociale medier og dækning i branchepublikationer. En stærk tilstedeværelse i medierne kan øge din succes betydeligt.
- Omkostninger pr. lead: Beregn omkostningerne pr. genereret lead ved at dividere de samlede omkostninger ved messedeltagelsen med antallet af leads. Det giver indsigt i effektiviteten af din leadgenerering og giver dig mulighed for at sammenligne resultaterne med andre markedsføringskanaler.
9. Opbyg et erfarent og stærkt messeteam
For at få varig succes på messer er det vigtigt at have et fast og veletableret messeteam i din virksomhed. Ved at holde regelmæssige evalueringer og bruge erfaringer fra tidligere udstillinger øger du dit teams effektivitet og ekspertise. Desuden viser du på den måde, at du værdsætter deres engagement og præstationer, hvilket sikrer tilfredshed og motivation.
Et fast team sikrer, at værdifuld viden og erfaring bevares og udbygges i din organisation. Det fører til bedre forberedelse, udførelse og opfølgning af fremtidige messer. Et velafstemt team er nøglen til en vellykket messedeltagelse.
10. Hold kontakten med dine leads på lang sigt
En vellykket messeopfølgning stopper ikke efter de første reaktioner. Hold kontakten med dine leads på lang sigt ved regelmæssigt at sende dem relevant information, tilbud eller invitationer til nye messer. På den måde forbliver du synlig og styrker relationen.
Brug værktøjer som marketing automation til at skabe personaliserede e-mailkampagner og opfølgende beskeder. På den måde kan du gøre kommunikationen mere effektiv og konsekvent. Sørg for, at dine leads altid er informeret om vigtige opdateringer, nye produkter eller tjenester og kommende begivenheder.
Konklusion: Gør din messedeltagelse til en succes
En struktureret tilgang til messeopfølgning vil hjælpe dig med at gøre dine succeser gennemsigtige og generere mere salg. Start med at vurdere og tage kontakt til leads i de første to uger efter messen. Når det er gjort, kan du og dit team reflektere over, hvad der gik godt, og hvad der kan forbedres. Ved regelmæssigt at analysere de rigtige KPI’er gør du succesen af din deltagelse målbar og kan foretage målrettede forbedringer.
På lang sigt er det vigtigt at opbygge et permanent og erfarent messeteam. Med voksende ekspertise kan dette team arbejde mere og mere effektivt og opnå bedre resultater. Det er sådan, man forvandler flygtige messekontakter til loyale kunder og langsigtede forretningspartnerskaber.
Vidste du det? Du kan selvfølgelig finde endnu flere nyttige tips og inspiration om alt, hvad der har med messer at gøre, her på vores blog! Se f.eks. disse artikler:
