Wenn Sie Messe hören, denken Sie an monatelange zeit- und geldfressende Planungen? Dann lesen Sie unbedingt weiter, denn dieser Beitrag wird Ihr Denken auf den Kopf stellen. Lernen Sie im Folgenden, wie Sie in weniger als zwei Monaten Ihren perfekten Messeauftritt auf die Beine stellen.
Planen Sie Schritt für Schritt einen Messeauftritt, über den Ihre Kundschaft sowie Partner und Partnerinnen noch in einem Jahr reden. Nicht deshalb, weil so viel schief ging, sondern ganz im Gegenteil: weil er ein voller Erfolg war! Egal, ob Sie als Handwerksbetrieb auf die regionale Verbrauchermesse wollen oder als mittelständisches Unternehmen die Branchen-Leitmesse anvisieren: Befolgen Sie ein paar grundlegende Expertentipps und lassen Sie sich inspirieren. So wird Ihr Besuch auf der Messe garantiert zum Erfolg. Also, los geht’s!
Die Vorplanungen
Auf welche Messe soll’s gehen? Unterschiedliche Messen ziehen unterschiedliche Zielgruppen an. Eine erste Orientierung bieten Besucherstatistiken der Messegesellschaften. Wie hoch ist das Aufkommen der Besuchenden und damit die Zahl der potenziellen Kontakte im Vergleich zu den Standkosten? Diese Zahlen und Fakten und noch viele weitere gibt es beim Verband der deutschen Messewirtschaft (AUMA). Gleich vormerken: Ihre Messe-Anmeldung sollten Sie nicht zu lange aufschieben. Denn viele Messen bieten neun bis sechs Monate vor Termin Frühbucherrabatte an. Für Konzeption und Planung Ihres Auftritts können Sie sich dann wieder mehr Zeit lassen.
Neben der Messeanmeldung sollten Sie auch Hotelübernachtungen, Zug- oder Flugtickets rechtzeitig buchen. Auch hier winken Frühbucherrabatte. Und schon jetzt sollten Sie Ihre besten Kundinnen und Kunden sowie Geschäftskontakte über Ihren geplanten Messeauftritt informieren. Verschicken Sie dazu Save-the-Date-Karten, damit sich Ihre VIP-Gäste den Termin fett in Ihrem Kalender markieren können.
6 Wochen vor Beginn: Konzeption und Messekommunikation
Motto zur Messe finden
Spätestens 1 ½ Monate vor dem Messetermin sollten Sie und Ihr Projektteam sich voll und ganz in die Messeplanungen stürzen. Ausgangspunkt aller weiteren Überlegungen bildet das Motto Ihres Auftritts – sozusagen der rote Faden, der sich durch alle Werbematerialien zieht und auch in der Konzeption Ihres Messestands wiederfindet. Ist es Ihre neueste Produktinnovation, der neue Rundum-Service oder ein neues Unternehmensimage? Ganz egal, was Ihr Motto sein wird – es sollte einfach, klar und einzigartig sein. Es umfasst Text und Grafikdesign gleichermassen und bildet eine überzeugende Einheit. Copy-and-paste, Schwammigkeit oder Mischmasch finden Kundschaft und Geschäftskontakte nicht attraktiv.
Messekommunikation starten
Stellen Sie sich vor, Sie gehen auf Messe und keiner merkt’s. Klar, die Messebesuchenden werden Ihren Stand schon irgendwann entdecken. Aber was jeder gute Messeauftritt braucht, ist Publicity – und die kommt meist nicht als unverhofftes Geschenk, sondern bedarf koordinierter Vorbereitung. Eine nach wie vor gute Methode: Medienvertretende aktivieren. Geben Sie Pressemitteilungen heraus oder laden Sie Journalistinnen und Journalisten zum Gespräch vor Ort ein. So kommt mit etwas Glück der ein oder andere gute Bericht über Ihr Unternehmen in ein bekanntes Fachjournal. Jetzt ist auch der Zeitpunkt gekommen, an dem Sie Ihre Einladungsschreiben an die besten Kundinnen, Kunden und Geschäftskontakte auf den Postweg schicken sollten. Denn in Kürze müssen Sie Veranstaltungen wie Messeparty, Business-Lunches und Podiumsgespräche planen. Dafür brauchen Sie die fixen Teilnehmerzahlen.
Eine weitere gute Methode, Aufmerksamkeit für Ihren Messeauftritt zu erzeugen, sind Online-Werbekampagnen in den sozialen Medien. Auf millionenfach genutzten Online-Plattformen wie Facebook, Instagram und Co. können Sie zielgruppengenau für Ihren Messeauftritt werben. Möglich wird das durch modernes Targeting – also die Filterung von hunderttausenden Nutzerinnen und Nutzern nach Alter, Geschlecht, Beruf, Familienstand und Einkommen. Nur Ihrer Zielgruppe wird tatsächlich Ihre Werbung angezeigt. Das ist nicht nur extrem effektiv und kurzfristig erfolgreich, sondern auch noch sehr viel preisgünstiger im Vergleich zu herkömmlichen Werbeanzeigen in Journalen, Zeitungen oder gar im Rundfunk.
Messestand konzipieren
Um ihn dreht sich Ihr ganzer Messeauftritt: der Messestand. Mal kommt er minimalistisch, kompakt daher. Manchmal sendet er schon durch seine schiere Grösse eine klare Werbebotschaft aus. Aber aufgemerkt: Ein grosser Messestand, der leer wirkt, ist nicht so einladend, wie ein kleiner Messestand, bei dem jedes Einzelteil an seinem Platz ist und die Gesamtkomposition alles zusammenhält. Sie merken, bei Ihrem Messestand ist Konzeption alles. Die wichtigste Regel dabei ist, dass Sie den Nutzen für die Besuchenden vor die Selbstdarstellung setzen. Alles – von der Beschriftung und Gestaltung über die Bewirtung – muss auf die Anforderungen Ihrer Messegäste ausgerichtet werden. Mit anderen Worten: Ein „fancy“ Messestand, der gut aussieht, aber keinen ruhigen Bereich für intimere Verkaufsgespräche vorsieht, ist nutzlos. Unbedingt beachten müssen Sie die Vorgaben der jeweiligen Messeveranstaltenden bezüglich Standgrösse, Strom- und Wasserversorgung und Sicherheitsvorkehrungen. Spätestens jetzt ist ein guter Zeitpunkt, diese wichtigen Informationen bei der jeweiligen Messegesellschaft zu erfragen.
5 Wochen vor Beginn: grossformatige Werbetechnik bestellen
Die einzelnen Bestandteile Ihres Messestands und anderer grösserer Werbetechnik sollten Sie frühzeitig bestellen. Denn ein individueller Aufdruck nimmt bei diesen Druckprodukten mehr Zeit in Anspruch als bei einfachen Flyern. Teure Speditionen oder Messebauunternehmen brauchen Sie nicht zu beauftragen. Heutzutage gibt es schnellere und günstigere Alternativen: mobile Messebausysteme. Die einzelnen Module dieser cleveren Baukastensysteme lassen sich einfach transportieren und noch einfacher aufbauen – nämlich von nur ein oder zwei Personen und komplett werkzeugfrei. Folgende Elemente gehören zur Grundausstattung.
Messewand
Erst der passende Hintergrund formt eine perfekte Bühne. Messewände gibt es in unzähligen Formen und Grössen. An ihnen lassen sich Leuchtstrahler befestigen, die für eine homogene Ausleuchtung Ihres Stands sorgen – wenn die Beleuchtung nicht sogar schon in der Messewand integriert ist. Und das Wichtigste: Messewände bieten genügend Platz für Ihr Logo und Ihre Werbebotschaften.
Messetheke
Sie ist der optische Ankerpunkt Ihres Messestands, an dem Verkaufs- und Informationsgespräche stattfinden, Flyer und andere Werbemittel genügend Platz finden sowie Getränke und Snacks abgestellt werden können. Es gibt eine grosse Vielfalt von Messetheken: mit Aluprofilen, mit Vitrine, in gebogener Form, rund und sogar beleuchtet. Wählen Sie ein Modell aus, das zu Ihrem Messemotto und Unternehmensimage passt.
Roll-Ups und Displays
Wenn sich ein Messestand an den nächsten drängt und die Aufnahmefähigkeit Ihrer potenziellen Kundschaft nachlässt, sind sie es, die für die Extraportion Wow sorgen. Roll-ups können Sie flexibel auf Ihrem Stellplatz aufstellen. Und zwar so, dass die Messebesuchenden sie schon von Weitem im Blick haben – und wie von Zauberhand zu Ihrem Messestand gelotst werden.
Weiteres Mobiliar
Machen Sie aus Ihrem Standplatz eine Wohlfühloase inmitten der Messe-Hektik. Gute Verkaufsgespräche und Geschäftsabschlüsse kommen dann von ganz alleine. Wichtig sind bequeme Sitzgelegenheiten, beispielsweise Sitzwürfel oder Sitzsäcke. Die brauchen Sie nicht gross aufzubauen. Einfach mitnehmen und hinstellen. Vergessen Sie nicht den Boden: Mit individuell bedruckten Vinylboden und Fussbodenaufklebern schaffen Sie eine angenehme Raumumgebung.
4 Wochen vor Messebeginn: Werbeartikel und Messe-Outfit bestellen
Werbeartikel & Give-aways
Über Geschenke freut sich jeder – auch die Besuchenden Ihres Messestands und potenzielle Kundschaft. Deshalb sollten Sie sich frühzeitig um die Auswahl der passenden Give-aways und Werbeartikel kümmern – nicht irgendwelche, sondern idealerweise solche Kleinigkeiten, die Ihre Zielgruppe gebrauchen kann. Also zum Beispiel Zollstöcke und Massbänder für Handwerkskräfte oder praktische Sattelbezüge für das sportbegeisterte Publikum auf der Fahrradmesse. Nutzen Sie solchen hochwertigen Werbegeschenke als kleines Dankeschön nach einem guten Verkaufsgespräch.
Darüber hinaus sollten Sie eine Auswahl von nützlichen Streuartikeln bereithalten, die Sie auf Ihren Messetheken oder Bistrotischen auslegen oder vorbeilaufenden Gästen mitgeben. Klassischerweise sind das solche Artikel, mit denen jeder etwas anfangen kann – also Kugelschreiber, Taschen, Schlüsselanhänger oder auch USB-Sticks. Ganz wichtig: Egal, was Sie Ihren Kundinnen und Kunden in die Hände drücken: Logo und Name Ihres Unternehmens sollte gut sichtbar darauf gedruckt sein. Sie haben ein Corporate Design? Perfekt, dann bedrucken Sie auch Ihre Werbeartikel in Ihrem Firmenlook. Warum das so wichtig ist? Weil Sie über die Messe hinaus in den Köpfen Ihrer potenziellen Kundschaft bleiben wollen. So gesehen sind Werbeartikel und Give-aways nichts anderes als kleine Gedächtnisstützen, die das Messepublikum an Ihr herausragendes Unternehmen erinnern.
Messe-Outfit
Vom Messestand über das Equipment bis hin zu den Werbeartikeln: Alles im Firmenlook, nur Ihr Messeteam nicht? Das können Sie besser. Damit der Gesamtauftritt aus einem Guss gelingt, sollten Sie Ihr Standpersonal mit einheitlicher Kleidung ausstatten. Das wirkt nicht nur professionell, sondern sorgt auch für eine positive Aussenwahrnehmung Ihres Unternehmens. In Ihrem Design bedruckte Poloshirts, T-Shirts, Hemden oder Blusen zeigen Ihren Besucherinnen und Besuchern auf dem Stand immer an, wer Profi und Ansprechperson ist.
3 Wochen vor Messebeginn: Messe-Events organisieren
Messestand und Ausstattung ist gebongt, Werbeartikel sind bestellt, das Messeteam steht und ist einheitlich eingekleidet. Ihre Messekommunikation on- und offline erreicht genau Ihre Zielgruppe. Läuft, oder? Was Sie jetzt noch organisieren sollten, ist Ihre Standparty, auch Messeparty genannt. Diese Feiern sind echte Klassiker auf jeder guten Messe. Nicht nur die Zeit für ausgelassene Stimmung, sondern auch eine perfekte Plattform, um in lockerer Atmosphäre zu netzwerken, Geschäftskontakte kennenzulernen und sogar Vertragsabschlüsse anzubahnen. Neben einer guten Vorplanung und Organisation benötigen Sie Folgendes:
Getränke & Snacks
Ohne Sie läuft auf einer Party nichts: erfrischende Getränke und Snacks. Prickelnder Secco Bianco oder leckerer Knabbermix fördern den Small Talk auf Ihrem Messe-Event. So finden Sie schnell heraus, wie Ihre zukünftigen Kandidaten und Kandidatinnen für eine Kooperation oder angehende VIP-Kundschaft ticken. Der Clou: Auch Ihre Drinks und Snacks sind perfekte Träger für Ihre Werbung. Logo, Firmenname, cooler Spruch – und Ihre firmeneigenen Getränke sind fertig
Bewirtung
Denken Sie an Servietten, Bierdeckel, Gläser oder Becher sowie Pappdeckel. Diese Kleinigkeiten dürfen auf keinem Bistrotisch oder Bartresen fehlen – idealerweise einheitlich in Ihrem Corporate Design bedruckt.
2 Wochen vor Messebeginn: Info- und Werbematerial bestellen
Spätestens 14 Tage vorher sollten Sie Ihr Info- und Werbematerial auf den aktuellen Stand bringen: neue Produkte, neue Angebote, neues Design. Wichtig: Das Motto Ihres Auftritts sollte sich idealerweise in allen Flyern, Broschüren und Faltblättern Ihrer Messepräsentation widerspiegeln. Und schätzen Sie die Wirkung klassischer Printprodukte nicht zu gering ein. Gut gemachte Werbebroschüren werden nach wie vor von interessiertem Publikum mit Hingabe durchgeblättert. Ihre optischen und haptischen Reize stellen Online-Werbung weit in den Schatten und verstärken Kaufintentionen zu Ihren Gunsten oft ganz unbewusst.
1 Woche vor Messebeginn: Puffer für Notfälle
Die letzte Woche vor Messestart sollten Sie als Puffer einplanen, damit pünktlich zum Messestart tatsächlich alles an Ort und Stelle ist. Ansonsten stehen die Tage vor Beginn der Veranstaltungen ganz im Zeichen von Anreise, Standaufbau und -abnahme durch den Messeveranstalter. Nehmen Sie sich die Zeit, das Standpersonal vor Ort ausführlich zu briefen.
