Veranstaltungen planen – Tipps von FLYERALARM Events

Organisation, Abläufe, Unterhaltung etc.: Was muss alles beachtet werden, damit eine Veranstaltung zum vollen Erfolg wird? 

Weihnachtsfeier, Sommerfest, Vereinsjubiläum oder Sponsoren-Treffen – so unterschiedlich die Gründe für eine Veranstaltung sein mögen, so gleichen sie sich doch in ihren grundlegenden Strukturen und Anforderungen. Und sie haben alle ein und dasselbe Ziel: Veranstalter wie Gäste sollen mit einem guten Gefühl nach Hause gehen und die Veranstaltung in bester Erinnerung behalten. Wie dieses Ziel erreicht wird, wissen die Experten von FLYERALARM Events. Die leitende Projektmanagerin Alisia Danner gibt wertvolle Tipps, wie auch Sie Ihr Event erfolgreich gestalten können.

Was gehört alles zu einem guten Event? Lässt sich das überhaupt so pauschal sagen?

Das ist in der Tat nur sehr schwer pauschal zu sagen, allerdings gibt es Grundsätze, die bereits in der Planung zu berücksichtigen sind. Generell sollte es natürlich immer Ziel eines Events bzw. eines Veranstalters sein, dass sich die Gäste wohlfühlen und eine gute Zeit verbringen. Je nach Event kommen noch spezifische Faktoren dazu. Beispielsweise werden bei einem Business Lunch andere Kriterien für den Erfolg des Events sprechen als bei einer ausgelassenen Party oder einem Gala Dinner. Bei ersterem spielt das Networking eine tragende Rolle. Hier sollte man bereits bei der Auswahl der Location, der Bestuhlung oder der Auswahl der Musik darauf achten, dass hierfür die perfekten Rahmenbedingungen geschaffen werden. Dies ist aber nur eines von vielen Beispielen.
Am Ende ist es eine Vielzahl von Dingen, die ein Event besonders und außergewöhnlich werden lassen. Hier steckt die Liebe im Detail. Darum arbeiten wir eng mit unseren Kunden zusammen und entwickeln für jedes Event ein individuelles Konzept. Bei uns gibt es nichts von der Stange. Das merken und schätzen die Kunden auch.

Was sind die wichtigsten Dinge, an die man denken sollte. Habt ihr eine Art Checkliste?

Es gibt viele Dinge, über die man sich im Vorfeld Gedanken machen sollte. Das variiert natürlich auch von Event zu Event. Intern haben wir jedoch eine Checkliste, die alle Eventualitäten berücksichtigt. Gerade im Event-Management ist es sehr wichtig, auf alles bestens vorbereitet sein. Jeden einzelnen Punkt anzusprechen, würde den Rahmen hier allerdings sprengen. Gerne aber einmal ein kurzer Abriss über die wichtigsten Punkte:

• Für die Planung des Events sollte man sich in jedem Fall ausreichend Zeit nehmen. Gerade dann, wenn man noch keine Erfahrung im Eventbereich hat, darf man diesen Punkt nicht unterschätzen. Insbesondere die Budgetplanung sollte detailliert und mit genügend Puffer kalkuliert werden. Uns ist es sehr wichtig, dass unsere Kunden bei jeder Phase des Events eine klare Übersicht ihres abgesteckten Budgets haben und es am Ende nicht zu bösen Überraschungen kommt. Natürlich spielt uns bei der Planung unsere Erfahrung von unzähligen Events in die Karten. Wir sind stolz darauf, dass wir bis jetzt unser geplantes Budget noch immer einhalten konnten.
• Beim Timing sollte man sich vorab überlegen, welche Punkte mit weitem Vorlauf geplant werden müssen. Zum Beispiel sollte man einen DJ oder eine Band nie unter Zeitdruck buchen. Es gibt wenig gute Bands oder DJs, die spontan Zeit haben, und somit leiden meistens Qualität und Auswahlmöglichkeiten erheblich.
  Im Grunde genommen ist es wichtig, alle kritischen Punkte, bei denen externe Dienstleister involviert sind, zuvorderst zu klären. Hierzu zählt natürlich auch die Location als eines der zentralen und wichtigsten Themen eines Events. Bevor man sich auf die Suche nach einer geeigneten Örtlichkeit begibt, sollte man sich im Vorfeld über einige Punkte Gedanken machen: Wie viele Personen werden teilnehmen? Welche Art der Bestuhlung ist die richtige? Wird es eine Bühne geben? Wird Platz für ein Buffet benötigt? Und, und, und …

Wie schon erwähnt, wird für jedes Event bei uns ein individuelles Konzept entwickelt. Je nach Kundenwunsch steigen natürlich auch die Anforderungen und Herausforderungen. Bis jetzt können wir mit gutem Gewissen sagen, dass wir stets eine Möglichkeit gefunden haben, die Wünsche unserer Kunden zu erfüllen, selbst wenn sie noch so ausgefallen waren.

Wie bringt man den nötigen Pepp in eine Veranstaltung?

Bei größeren Veranstaltungen haben wir oftmals neben einer Band und einem DJ auch noch einen Show-Act, um den Gästen etwas Besonderes zu bieten. Das hinterlässt bleibenden Eindruck und hilft, die Stimmung anzuheizen.
Die Auswahl der richtigen Band bzw. des richtigen DJs ist selbstverständlich auch ein sehr wichtiger Punkt. Mit der Musik steht und fällt eine Veranstaltung. Zu viele Programmpunkte können ebenfalls ein „Killer“ für jede Veranstaltung sein. Wir beraten unsere Kunden daher eingehend bezüglich des Rahmenprogramms und haben ein sehr gutes Gespür für den richtigen Mix. Und wir haben auch noch einige Asse im Ärmel, die ich an dieser Stelle aber nicht verraten werde (lacht).

Wie verschafft ihr euch einen Überblick über die Zielgruppe der Veranstaltung?

Die meisten unserer Anfragen sind Events mit einer festen Gästeliste. Daher ist unsere erste Quelle unser Kunde, der in den meisten Fällen seine Gäste doch am besten kennt. Mit gezielten Fragen bekommen wir somit in der Regel die wichtigsten Informationen hinsichtlich der Zielgruppe des Events. In einem zweiten Schritt recherchieren wir selbst und versuchen, so viele Infos wie möglich über unsere Auftraggeber beziehungsweise die geplante Zielgruppe herauszubekommen, um mit unserem Konzept genau den Geschmack des Kunden bzw. der Zielgruppe zu treffen. Bei einem Event, bei dem wir zusätzlich das Marketing und das Einladungs-Management übernehmen, gibt es noch viele weitere Punkte, die es zu beachten gilt. Beispielsweise: Mit welchem Marketing-Kanal und mit welcher Ansprache erreiche ich meine Zielgruppe am besten?

Plant ihr bei Outdoor-Events immer doppelt, falls das Wetter schlecht sein sollte?

Grundsätzlich besprechen wir so etwas natürlich immer vorab mit unserem Kunden. Falls es möglich ist, empfehlen wir immer, einen Plan B für schlechtes Wetter in der Hinterhand zu haben. In der Regel kann man dies auch sehr gut mit in die Planung aufnehmen, sodass kurzfristig entschieden werden kann, ob die Sonnen- oder Regenvariante gewählt wird. Es gibt eben Fälle, bei denen man stark vom Wetter abhängig ist, zum Beispiel eine Beach- oder Pool-Party.

FLYERALARM Events

Ob Firmenveranstaltungen, Tagungen, Award-Verleihungen oder private Feiern: FLYERALARM Events ist Ihr verlässlicher Partner für jede Art von Veranstaltung in und um Würzburg. In enger Absprache mit Ihnen werden Konzept, Planung und Organisation besprochen, sodass eine reibungslose Durchführung gewährleistet ist. Profitieren Sie von individuellen Lösungen, exklusiven Locations und einem Rundum-Sorglos-Service. Abgerundet wird das All-in-one-Angebot zudem durch das Festhalten der Erinnerungen – auf Papier oder Film. Mehr Informationen und jede Menge Inspirationen gibt es auf der Webseite von FLYERALARM Events.