So wird Ihre Firmenfeier ein Erfolg

Ob interne Sommerfeste, weihnachtliche Firmenfeier oder großes Unternehmensevent für all Ihre geschäftlichen Kontakte: Mit ein paar Tricks und Kniffen, genügend Zeit zum Organisieren und ein bisschen Experten-Unterstützung wird Ihre Veranstaltung ein Erfolg.

Ziel festlegen
Zielgruppe definieren
Finanzen abklären
Zeitplan aufstellen
Richtig einladen
Checkliste für Ihre Firmenfeier

Feste soll man feiern, wie sie fallen. Das gilt nicht nur für feierwütige Müßiggänger, sondern auch (und sogar ganz besonders) für Unternehmen jeder Größe. Warum? Weil es immer einen Grund zum Feiern gibt. Unabhängig vom Anlass. So sind interne Betriebsfeiern genauso wie Events für Ihre Kundschaft oder Firmenveranstaltungen für Geschäftskontakte ein wichtiges und äußerst effektives Mittel, um emotionale Bindungen zwischen sonst ausschließlich beruflich verknüpften Menschen zu generieren. Die Voraussetzung hierfür ist jedoch eine stimmige Atmosphäre, ein passendes Programm und eine ausreichende Bewerbung des Events vorab.

Ziel festlegen: Was möchten Sie mit Ihrem Firmenevent erreichen?

Mit internen Betriebsfeiern können Sie Ihr Team für gute Leistungen belohnen oder vorab Motivation für eine besonders anstrengende Phase des Jahres erzeugen. Doch auch abseits des klassischen Sommerfestes und der obligatorischen Weihnachtsfeier schweißen selbst kleine abteilungsinterne Veranstaltungen zusammen. Denn hier lernen sich Kollegeinnen und Kollegen im Privaten kennen, haben Raum, sich über berufsunabhängige Interessen auszutauschen und in gemütlicher Atmosphäre zu diskutieren. Doch auch externe Firmenevents haben ihre Daseinsberechtigung, zum Beispiel für Geschäftskontakte, langjährige Kundinnen und Kunden oder potenzielle Investorinnen und Investoren. Hier lassen sich Kontakte intensivieren, persönliche und berufliche Interessen verknüpfen und Soft-Skills einbringen. Das Kredo lautet also: Formulieren Sie ein konkretes Ziel für Ihre Veranstaltung!

• Geht es Ihnen um die Stärkung von Teamgeist?
• Wollen Sie das Fest nutzen, um offizielle Ankündigungen und Neuigkeiten zu promoten?
• Oder möchten Sie Ihren guten Namen ins Zentrum des öffentlichen Interesses rücken, um neue Kundschaft anzuwerben bzw. Ihr Image zu stärken?

Indem Sie Ihrem Betriebsevent, Firmenjubiläum oder dem Sommerfest für Firma oder Verein einen eigenen Charakter verleihen, sichern Sie sich einen Platz im Gedächtnis Ihrer Zielgruppe.

Zielgruppe: Mit wem Sie feiern, bestimmt den Charakter Ihres Events

Weiterhin passen Sie den Charakter Ihres Firmenevents an Ihre Ziele an. Ihre Kolleginnen und Kollegen sollen sich einfach besser kennenlernen? Dann tut´s eine lockere Betriebsfeier in ungezwungener Atmosphäre allemal. Beispielsweise im Nebenzimmer eines Restaurants in Ihrer Nähe oder sogar an öffentlichen Grillplätzen. Geht es hingegen darum, verschiedene Abteilungen zusammenzubringen, sich über Arbeitsabläufe auszutauschen und diese zu optimieren? Das braucht schon mehr Planung. Hier benötigen Sie nicht nur eine Location mit genügend Platz, sondern auch Raum für Ideen, Moderationsequipment und externe Personen, die Ihre Veranstaltung mit Ihrem Know-How anreichern.

Ein Firmenevent für Kundschaft oder Geschäftskontakte kann für Ihr Unternehmen zu einem echten Aushängeschild werden. Auch hier gilt: Location, Rahmenprogramm und Equipment müssen an den Zweck Ihrer Veranstaltung angepasst werden. Meet-and-Greet, Business-Lunch oder Gala-Dinner – nach dem Charakter Ihres Firmenevents richtet sich quasi von der Location über die Bestuhlung bis hin zum Catering alles.

Zur Verdeutlichung hier einige Ideen für verschiedene Ausrichtungen rund um ein Sommerfest:

• Strandbar mit bedruckten Dosen und weiteren Cocktails aufstellen
• Biergarten-Atmosphäre durch eigenes Naturradler und bedruckte Bierdeckel schaffen
• Bereitstellung von Eiskaffee, Secco Bianco etc.
• Liegestühle, bedruckte Lounge-Möbel und Co. aufstellen

• bedruckte T-Shirts als Willkommensgeschenk ausgeben
• Süßigkeiten in Form von Lollipops mit Werbebanderole oder Fruchtgummis verteilen
• Planschbecken und Zubehör aufstellen (z. B. Wasserbälle, Luftmatratzen und mehr)
• Tombolas veranstalten und Spielzeug mit Firmenlogo verlosen (z. B. Frisbees, Straßenmalkreide etc.)

• passend zur Fußball EM, WM oder wichtigen Ligaspielen faltbare Fächer in Deutschlandfarben verteilen
• Tombola mit gebrandeten Sportartikeln veranstalten (Preise: Sportflaschen, Caps, Sportbekleidung, Action Cam im Set …)
• Erfrischungsgetränke mit Aufdruck servieren (z. B. isotonische Sportdrinks und Energydrinks)

• Eintrittskarten, Flyer und Co. klimaneutral drucken
• Werbemittel aus recycelten Materialien verteilen
• plastikfreie Strohhalme und Mehrwegbecher aus Biomaterial nutzen

Finanzen: Wie viel Budget steht zur Verfügung?

Natürlich dürfen all Ihre Ideen für die Firmenfeier nicht den Rahmen des Budgets sprengen. Reichen Ihre Finanzen für eine Halle im Messezentrum oder tut´s auch die lokale Turnhalle? Bedenken Sie, dass auch genügend finanzieller Spielraum für Rahmenprogramm, Personal, Catering, Werbemittel, Dekoration und Bewerbung der Veranstaltung übrig bleiben sollte. Am besten stellen Sie einen detaillierten Plan mit allen Kostenstellen auf. Glücklicherweise bekommen Sie bei der Onlinedruckerei Ihres Vertrauens passende Eventartikel für wirklich jede Budgetgröße.

Zeitplan: Wann soll das Fest stattfinden?

Eine Infoveranstaltung für potenzielle Auszubildende in den Sommerferien ergibt keinen Sinn, genauso wenig wie ein Kundenevent für Einzelhändler in der Vorweihnachtszeit. Finden Sie heraus, wann Ihre Zielgruppe Zeit hat und legen Sie Ihre Veranstaltung in diesen Zeitraum. Haben Sie ein Datum für die Firmenfeier fixiert, so gilt es, einzelne Meilensteine zu terminieren. Indem Sie einen großzügig bemessenen Zeitplan aufstellen, können Sie ein realistisches Datum definieren und alle benötigten Services und Werbemittel rechtzeitig beschaffen. Hier fragen Sie beispielsweise ab:

• Ab wann ist eine Location mit gewünschtem Ambiente frei?
• Gibt es auch genügend Schlafmöglichkeiten und Parkplätze in direkter Nähe?
• Besteht zum angedachten Zeitpunkt eine gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr oder ist vielleicht ein Shuttleservice nötig?
• Wie schnell steht ein professionelles Cateringteam zur Verfügung?
• Bis wann kann die erforderliche Werbetechnik beschafft werden?
• Wann müssen die Einladungen raus?
• Und ganz wichtig: Wer ist für welchen Punkt auf der Agenda zuständig?

Richtig einladen: Machen Sie Lust auf Ihre Firmenveranstaltung

Der erste Berührungspunkt von Gästen mit Ihrer Veranstaltung: Die Einladung. Achten Sie deshalb darauf, kein 08/15-Schreiben zu verschicken. Ein unbedrucktes Kuvert, dazu ein schnöder Geschäftsbrief und nicht einmal eine persönliche Unterschrift? Nicht bei Ihrer Firmenfeier. Verschicken Sie eine Einladung mit Grußkarten aus außergewöhnlichen Materialien oder mit auffälligen Veredelungen. Damit machen Sie garantiert auf sich aufmerksam! Falls Sie ein größeres Firmenevent planen und das Verschicken nicht selbst übernehmen möchten, können Sie Ihre Einladungen übrigens auch als Dialogpost von FLYERALARM Postaktuell verschicken lassen.

Tipp: Fordern Sie in der Einladung für Ihre Firmenfeier Ihre Gäste zu einer Antwort per Mail auf. Das senkt die Hürde der Empfängerinnen und Empfänger, um tatsächlich auf Ihr Schreiben zu reagieren. All denjenigen, die ihr Kommen bestätigt haben, können Sie dann einige Wochen vor der Veranstaltung ihr personalisiertes Eintrittsticket zusenden. Das fungiert gleichzeitig als Reminder für Ihr Firmenevent.

Checkliste für Ihre Firmenfeier

Natürlich gibt es unzählige Feinheiten und Details, die Sie beim Organisieren Ihres Firmenevents beachten sollten. Um Ihnen eine kleine Merkhilfe an die Hand zu geben, finden Sie hier eine kompakte Checkliste. Diese soll Ihnen jedoch lediglich als Denkanstoß dienen und erhebt selbstredend keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

Paradebeispiel: Hier sehen Sie einige Impressionen der Veranstaltung zum SPORT BILD-Award 2019, den FLYERALARM mit zahlreichen Druckprodukten und Werbetechnikartikeln unterstützt hat.