Für das Erstellen von Druckdaten sollten Sie sich ausreichend Zeit nehmen. Denn es gibt einige Vorgaben, die Sie dabei beachten müssen. Und ja, auch im Programm Microsoft Word lassen sich Druckdaten erstellen. Dass das nicht immer ganz einfach ist, zeigt sich an den Rückfragen, die der FLYERALARM Kundensupport erhält. Mehr über häufige Fehler und vor allem, wie Sie sie beheben, erfahren Sie hier.
Hinweis: Auch wenn Sie Druckdaten in Word erstellen können und das Programm dafür ausreicht, ist es kein klassisches Layoutprogramm. Daher ist von der Nutzung von Word für Druckdatenerstellung abzuraten. Für die Kreation von schlichten Dankeskarten oder einigen kurzfristigen Partyflyern reicht es mit seinen Funktionen zwar aus – wenn Sie jedoch das bestmögliche Ergebnis für Ihre Druckprodukte erzielen wollen, sollten Sie unbedingt auf professionelle Software zur Bildbearbeitung, z.B. von Adobe oder Affinity, zurückgreifen. Sie haben kein solches Programm? Dann finden Sie hier ein Tutorial zum Erstellen von Druckdaten in Word 2016.
Fehler beim Druckdaten in Word erstellen im Überblick
Hintergrund der angelegten PDF hat weiße Linien
Schwarzer Rahmen bei Bildern oder Effekten
Abgeschnittene Elemente durch fehlenden Sicherheitsabstand
Richtiges Datenformat eingestellt, dennoch Fehlermeldung beim Druckdatencheck
Weitere häufig gestellte Fragen zum Thema Druckdaten in Word erstellen
1. Hintergrund der angelegten PDF hat weiße Linien
- Problem: Sie haben einen Hintergrund in Ihrer PDF-Datei angelegt. Dieser hat jedoch rechts und unten weiße Linien.
- Ursache: Der Hintergrund wurde über „Entwurf“ > „Seitenfarbe“ angelegt.
- Lösung: Legen Sie den Hintergrund über „Einfügen“ > „Formen“ > „Rechteck anlegen“ an. Ziehen Sie das Rechteck über den gewünschten Bereich, den der Hintergrund umfassen soll.
Überlagert ihr Hintergrund nun bereits vorhandenen Text, dann können Sie ihn ganz einfach nach hinten rücken: Zunächst müssen Sie Ihren Hintergrund auswählen, indem Sie auf Ihr erstelltes Rechteck klicken. Wählen Sie anschließend unter dem Menüpunkt „Format“ folgende Option: „Ebene nach hinten“ > „hinter den Text bringen“. Der Text ist nun wieder zu sehen.
2. Schwarzer Rahmen bei Bildern oder Effekten
- Problem: Sobald Sie Ihre Worddatei als PDF exportieren, bekommen Ihre verwendeten Bilder oder Effekte einen schwarzen Rahmen.
- Ursache: Der schwarze Rahmen entsteht, wenn beim Speichern der Datei im PDF-Format in den PDF-Optionen ein Häkchen bei „ISO 190005-1-kompatibel (PDF/A)“ bzw. „PDF/A-kompatibel“ gesetzt wird. Dieses muss entfernt werden. Das Dateiformat PDF/A garantiert die eindeutige visuelle Reproduzierbarkeit von PDF-Dateien. Das heißt, dass PDF/A Dateien auch bei anderen Nutzern so ausgegeben werden wie bei Ihnen. So gibt es z.B. keine Probleme mit fehlenden Schriftarten oder Bildern.
- Lösung: Um den schwarzen Rahmen bei Bildern zu vermeiden, müssen Sie das Häkchen „ISO 190005-1-kompatibel (PDF/A)“ wieder entfernen. Sie müssen also die PDF/A-Kompatibilität zurücksetzen. Verwenden Sie nicht eingebettete Schriften, müssen Sie diese einbinden oder durch alternative Schriftarten ersetzen, um eine fehlerfreie Darstellung zu garantieren.
Nicht eingebettete Schriften sind zum Beispiel:
Arial, Times New Roman, Helvetica …
Auch Aufzählungszeichen müssen Sie als Symbole einfügen. Denn diese haben beispielsweise in der Schriftart Arial automatisch eine Leerzeile dahinter. Aufzählungszeichen können Sie als Symbol ganz einfach unter „Einfügen“ über das Icon „Symbole“ einfügen, das Sie ganz rechts in der Menüleiste finden.
3. Abgeschnittene Elemente durch fehlenden Sicherheitsabstand im Dokument
- Problem: Im Druckdaten-Dokument wurden keine Sicherheitsabstände eingeplant. Daher kann es passieren, dass Elemente am Rand angeschnitten werden, was erst hinterher bei der Auslieferung der Produkte auffällt.
- Ursache: Beim Erstellen des Layouts haben Sie vergessen, einen Sicherheitsabstand an den Dokumentenrändern einzuplanen.
- Lösung: Wählen Sie im Menü „Layout“ > „Seitenlayout“ die Option „Seitenränder“. Hier können Sie die Größe der Ränder unter „benutzerdefinierte Seitenränder“ individuell einstellen.
Als Sicherheitsabstand ist hier ein Abstand von 0,4 cm an den vier Rändern (Oben / Unten / Links / Rechts) des Dokuments ideal.
So können Sie sich sicher sein, dass Ihr Layout auch vollständig zu sehen ist. Denn der Sicherheitsabstand dient dazu, ein Anschneiden beim Druck zu vermeiden. Vergessen Sie außerdem nicht, den Beschnitt miteinzuberechnen. Wieso? Im Sammeldruckverfahren werden mehrere Produkte auf einem Druckbogen zusammengefügt. Diese werden nach dem Druck herausgeschnitten. In Ausnahmefällen kann es hier zu geringfügigen Abweichungen kommen. Um diese auszugleichen, muss eine Beschnittzugabe eingeplant werden. Diese beträgt in der Regel 1 mm je Seite, kann aber je nach Druckprodukt variieren. Die exakten Informationen finden Sie im Datenblatt des jeweiligen Produkts. Achten Sie außerdem darauf, wichtige Elemente nicht zu nah am Rand zu platzieren.
Was ist der Unterschied zwischen Beschnittzugabe und Sicherheitsabstand?
Die Beschnittzugabe ist der Bereich der Druckdaten, der über das Endformat hinaus geht. Wenn Sie grafische Elemente (wie beispielsweise Farbflächen) anlegen möchten, die bis an den Rand des Endformats reichen, sollten Sie diese in Ihrer Datei so anlegen, dass sie bis zum Datenformat reichen. Diese sogenannte Beschnittzugabe wird dann nach dem Druck abgeschnitten.
Der Sicherheitsabstand ist der Bereich innerhalb des Endformats, der in der Regel keine Gestaltungselemente enthalten sollte. So verhindern Sie, dass beim Beschneiden des Druckproduktes Elemente an- oder abgeschnitten werden.
4. Richtiges Format der Druckdaten in Word eingestellt, dennoch Fehlermeldung beim Druckdatencheck
- Problem: Sie erhalten beim FLYERALARM Druckdatencheck eine Fehlermeldung wegen des Formats, obwohl Sie Ihr Worddokument in der richtigen Größe und im PDF-Format abgespeichert haben.
- Ursache: Um Ihr Layout als druckfähige Datei zu speichern, haben Sie unter „Datei“ den Menüpunkt „Drucken“ gewählt. Dateien, die auf diesem Weg gespeichert werden, sind allerdings nicht für den professionelle Offset- oder Digitaldruck geeignet.
- Lösung: Um eine druckfähige PDF zu erstellen, die mit dem Druckdatencheck kompatibel ist, genügt es, Ihre Worddatei auf einem anderen Weg zu speichern. Wählen Sie hierfür die Funktion „Speichern unter“ (Word 2007 / 2010) oder „Exportieren“ (Word 2013 / 2016) und wählen Sie das PDF-Format aus.
Sie haben bereits eine PDF-Datei erstellt und wollen prüfen, ob diese auf dem richtigen Weg abgespeichert wurde, um den Druckdatencheck zu bestehen? Das geht ganz einfach. Öffnen Sie die PDF mit dem Adobe Reader. In der Menüleiste wählen Sie nun „Datei“ > „Eigenschaften“. Werfen Sie nun einen Blick auf den Punkt „PDF erstellt mit“ unter den erweiterten Eigenschaften und prüfen Sie, auf welchem Weg die Datei gespeichert wurde.
Falsch:
PDF erstellt mit: Microsoft Print To PDF
Richtig:
PDF erstellt mit: Microsoft Word für Office 365 (bzw. Ihre Word Version)
Weitere häufig gestellte Fragen zum Thema Druckdaten in Word erstellen
Kann ich eine Tabelle in meine Worddatei einfügen?
Ja, das geht. Die Daten, die in der Tabelle auftauchen sollen, müssen Sie über eine Exceldatei einfügen. Das geht so: Wählen Sie über „Einfügen“ > „Tabelle“. Hier finden Sie die Option „Excel-Kalkulationstabelle“. Klicken Sie darauf, öffnet sich automatisch eine Tabelle im Programm Excel, in die Sie Ihre Daten eintragen. Diese werden automatisch ins Worddokument importiert.
Wie kann ich ein Magazinlayout in Word erstellen?
Auch Magazin Druckdaten in Word zu erstellen, ist möglich. Wählen Sie im „Layout“ die Option „Seitenränder“. Unter „Benutzerdefinierte Seitenränder“ finden Sie im Fenster mittig die Einstellungen für „Seiten“. Hier müssen Sie „gegenüberliegende Seiten“ wählen, um ein Magazinlayout zu erhalten. Die Einstellungen für die Seitenränder „Rechts“ ändern sich automatisch auf „Innen“.
Sie brauchen Hilfe bei der Erstellung von Druckdaten in Word?
Fehlermeldung? Unpassendes Format? Beim Erstellen von Druckdaten in Word können immer mal wieder Probleme aufkommen. Das ist überhaupt nicht schlimm, denn in diesem Fall ist der FLYERALARM Kundenservice für Sie da. Die Profis vom Daten- und Layoutservice helfen Ihnen auch beim Prüfen oder Anpassen von Druckdaten gerne weiter.
Sie wollen Ihr eigenes Layout erstellen, haben aber keine Grafik Vorkenntnisse? Kein Problem! Testen Sie doch einfach das Online gestalten-Tool. Hier kreieren Sie Ihre Designs kinderleicht und mit wenigen Klicks. Die intuitive Nutzeroberfläche führt Sie durch die einzelnen Schritte. Einfach vorgefertigte Designelemente und Bilder per Drag-and-drop platzieren – fertig!
Selbst gestalten ist gar nichts für Sie? Auch nicht schlimm. Beauftragen Sie einfach den FLYERALARM Design Service, um Ihre Druckprodukte schnell und direkt vom Profi gestalten zu lassen. Egal ob Sie ein einzelnes Werbemittel, eine umfangreiche Werbekampagne oder ein komplett neues Logo-Design für Ihre Marke benötigen: Über 90.000 Grafikdesigner brennen schon darauf, im Logo-Wettbewerb oder Einzelauftrag für Sie kreativ zu werden.
Zu Punkt 1 habe ich noch den Tipp, den Hintergrund als Wasserzeichen anzulegen, wenn er über mehrere/viele Seiten wiederholt werden soll. Entwurf > Wasserzeichen > Benutzerdefiniertes Wasserzeichen > Bild auswählen
Punkt 2 widerspricht sich allerdings mit diesem Hinweis: https://www.flyeralarm.com/blog/de/tutorial-druckfaehiges-pdf-mit-word-2016-erstellen