Ausstattung für Home-Office und mobiles Arbeiten

Von zu Hause aus arbeiten – dieses Thema ist aktuell in aller Munde. Doch was ist der Unterschied zwischen Home-Office und mobilem Arbeiten? Welche Grundausstattung muss vorhanden sein, um überhaupt mobil arbeiten zu können? Und welche Online-Tools haben sich bewährt, um mit Kollegen und Vorgesetzten zuverlässig in Kontakt zu bleiben? Die Antworten erhalten Sie hier.

Home-Office und mobiles Arbeiten – das ist der Unterschied

Beim Home-Office, früher auch Telearbeit genannt, muss beim Arbeitnehmer tatsächlich ein physischer Büroraum vom Arbeitgeber eingerichtet sein. Der Arbeitgeber installiert sämtliche Ausrüstung, also Computer, Telefon, Zubehör, sogar Bürostuhl und Schreibtisch. Unternehmen müssen in diesem Fall die Bildschirmarbeitsplätze auch auf arbeitsschutzrechtliche Standards prüfen – ein Besuch im Zuhause des Arbeitnehmers ist also verpflichtend. Außerdem muss der Arbeitnehmer eben an seinem Arbeitsplatz erreichbar sein und dürfte nicht einmal von seiner eigenen Küche aus arbeiten. Den Laptop gemütlich während des Frühstücks aufklappen und loselegen? Beim Modell „Home-Office“ nicht möglich.

Anders sieht die rechtliche Lage beim mobilen Arbeiten aus. Hier gibt es lediglich einen Arbeitsauftrag, den der Arbeitnehmer erfüllen muss. Wann und wo spielt keine Rolle. Ob in der eigenen Küche, im Park oder im Lieblingscafé. Dennoch definieren viele Unternehmen auch für das mobile Arbeiten feste Erreichbarkeitszeiten. Auch, um ihre Angestellten vor zu viel Arbeit zu schützen. Denn laut Ökonomen des Leibniz-Zentrums für Europäische Wirtschaftsforschung häufen Kollegen, die regelmäßig im Home-Office sind oder mobil arbeiten, tendenziell mehr (unbezahlte) Überstunden an, als ihre Kollegen im Büro.

Für wen eignet sich Home-Office und mobiles Arbeiten?

Die aktuelle Coronavirus-Krise beweist es: Wenn es um den Gesundheitsschutz einer ganzen Nation geht, sind Home-Office und mobiles Arbeiten ein nahezu unausweichlicher Schritt in die richtige Richtung. Um die Ansteckungsgefahr einzudämmen, sind daher viele Unternehmen bereits kreativ geworden und haben in kürzester Zeit mobile Arbeitsplätze für einen Großteil Ihrer Belegschaft eingerichtet. Und tatsächlich! Vom Automobilkaufmann bis zum Versicherungsvertreter lassen sich zahlreiche Berufe zumindest teilweise von zu Hause aus erledigen.

Klar, wer in der Werkhalle steht oder Maschinen bedient, der muss (noch?) vor Ort sein. Doch auch hier sollten Sie als Arbeitgeber kein Umdenken scheuen und mit neuen Lösungsansätzen – wie etwa dem Priorisieren von Aufgaben oder dem Neuorganisieren klassischer Schichtpläne – eine Vorbildfunktion einnehmen.

Das sehen übrigens auch Arbeitnehmer so: Laut einer Umfrage des Bundesverband Digitale Wirtschaft (BVDW), die zwischen dem 5. und 8. März 2020 unter 1.001 Angestellten durchgeführt wurde, waren 75,4 % dazu bereit, während der Coronavirus-Krise von zu Hause aus zu arbeiten. 24,6 % hielten dies noch nicht für vorstellbar. Ganze 66,1 % der Befragten erwarteten zudem von ihrem Arbeitgeber eine adäquate Lösung in dieser Situation. Bei der Frage, ob die Berufstätigen ihren Arbeitgeber technisch dazu in der Lage sähen, Home-Office oder mobiles Arbeiten anzubieten, stimmten 45,3 % für ja. 45,7 % der Befragten sahen ihren Arbeitgeber noch nicht dazu bereit. Beweisen Sie Ihnen das Gegenteil!

Zugegeben, in wie weit sich diese Zahlen nach der Coronavirus-Krise verändern, bleibt abzuwarten. Fest steht jedoch eins: Mobiles Arbeiten ist in zahlreichen Branchen, Berufsgruppen und Unternehmen möglich, wenn es die Situation erfordert. Die Vernetzung funktioniert. Die Produktivität der Mitarbeiter muss nicht leiden und auch soziale Kontakte lassen sich aufrechterhalten. Wie, das erfahren Sie im nächsten Abschnitt.

Grundausstattung für mobiles Arbeiten

Der größte Vorteil des mobilen Arbeitens gegenüber klassischem Home-Office, bzw. der Telearbeit: Während man beim Home-Office als Arbeitgeber einen vollwertigen Arbeitsplatz unter Berücksichtigung der üblichen Arbeitsschutzrichtlinien einrichten muss, genügt beim mobilen Arbeiten im Prinzip ein Laptop – gegebenenfalls ergänzt um eine Docking-Station und einen Bildschirm am Arbeitsplatz im Firmengebäude. Das spart Geld, speziell, wenn der betreffende Mitarbeiter nicht durchgehend von zu Hause aus arbeitet, sondern beispielsweise nur vorübergehend oder zwei Tage pro Woche. Beim Home-Office wären in diesem Fall hingegen zwei komplette Arbeitsplätze nötig.

Doch auch für das mobile Arbeiten gilt: Arbeitsschutz und Gesundheit gehen vor. Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter daher unbedingt für die Themen Rückengesundheit und das richtige Sitzen am Büroarbeitsplatz – auch zu Hause! Idealer Weise unterstützen Sie Ihre komplette Belegschaft zusätzlich mit einem faltbaren Laptop-Ständer aus Aluminium. Den können alle Kollegen so neigen und in der Höhe anpassen, wie es sich für jeden Einzelnen angenehm anfühlt und arbeiten lässt.

Oberste Priorität haben der Internetzugriff sowie die Erreichbarkeit interner Software und Laufwerke. Letzteres ist Firmensache und muss von den zuständigen IT-Mitarbeitern eingerichtet werden. Für eine unkomplizierte Kommunikation mit sämtlichen Kollegen und Vorgesetzten sind hingegen bewährte kostenfreie Kommunikations- und Organisationstools völlig ausreichend.

Kostenfreie Chat-Apps für mobiles Arbeiten

So genannte Chat-Apps zum werden immer beliebter für den schnellen Austausch mit Kollegen und Mitarbeitern. Der Grund: Sie machen Schluss mit den bekannten Problemen, die eine gute alte, aber auch sehr behäbige Rundmail mit sich bringt. Hat auch jeder die E-Mail gelesen? Gab es Reaktionen auf die E-Mail, die nur dem Adressaten bekannt sind? Fühlt sich überhaupt jeder angesprochen, der im CC oder BCC angeschrieben wurde? …

Mit Chat-Apps sind diese Fragen ruckzuck geklärt, denn in einem Channel oder Chat-Room lassen sich schnelle Abstimmungen tätigen, Dateien senden sowie Telefon- und Videokonferenzen abhalten. Bewährte Chat-Apps sind beispielsweise:

Slack

Dieses kostenfreie Business-Chat-Programm ist ganz auf die Bedürfnisse von Unternehmen spezialisiert. Nach der Anlage des eigenen Kontos und des Team-Accounts erhalten eingeladene Mitglieder den Zugriff auf eine eigene URL, unter der sie sich die künftig einloggen. Hier können sie sich in verschiedenen Channels organisieren, persönlich oder im Team kommunizieren sowie externe Gesprächspartner einbinden. Auch die Integration anderer Dienste wie Google Drive oder Dropbox ist möglich.

Skype

Der bewährte Instant-Messaging-Dienst ist bereits seit 2003 auf dem Markt und gehört seit 2011 zur Microsoft Corporation. Vor allem im privaten Bereich werden die Dienste rund um Chat, Telefonie und Videoübertragung gerne genutzt. Neuerdings kann auch der Bildschirm per Skype geteilt werden, was die Nutzung des Tools auch für kleinere Unternehmen interessant macht.

Trello

Mit der kostenlosen Organisations-Plattform meistern Sie bereichsübergreifende Aufgaben – selbst von zu Hause aus. Nutzerfreundlich gestaltete Boards, Listen und Karten helfen Ihnen und Ihrem Team dabei, anstehende Aufgaben im Blick zu behalten, diese für alle sichtbar zu priorisieren, zu kommentieren und abzuarbeiten. To-Dos werden in Form von Karten an Personengruppen oder einzelne Mitglieder zugewiesen. Da in Trello auch andere Dienste wie Slack, Google Drive oder Dropbox integrierbar sind, stellt die Plattform eine sinnvolle Ergänzung zu einfachen Chat-Apps dar.

Microsoft Teams

Dieses kostenfreie Feature von Microsoft ist Bestandteil der Office 365 Business- und Enterprise-Pakte. Der Chat-basierte Workspace wurde speziell für Unternehmen entwickelt und bietet somit eine breite Palette nützlicher Funktionen und Möglichkeiten für den geschäftlichen Gebrauch. Nutzer haben Zugriff auf sämtliche Microsoft-Produkte wie SharePoint oder OneNote, können gemeinsam in Echtzeit an Office-Dokumenten arbeiten und sich über integrierte Features wie etwa das Kalenderboard gemeinsam organisieren.

Jitsi

Reibungslose Open-Source-Videokonferenzen auf mehreren Plattformen – das ist die Kernkompetenz des kostenlosen Onlinedienstes Jitsi. Die Technologie steht für beste Bild- und Ton-Qualität und legt großen Wert auf den Schutz Ihrer Daten. Jitsi kann in Form von unterschiedlichen Tools genutzt werden. Diese bieten neben dem Abhalten von sicheren, einfachen und skalierbaren Videokonferenzen auch Live-Streaming, Java-Medienbibliotheken, Aufzeichnungen und viele weitere Features für den internen und externen Austausch an.

Weitere Hardware und Zubehör für den mobilen Arbeitsplatz

Natürlich können Sie als Arbeitgeber noch einiges mehr tun, um das mobile Arbeiten für Ihre Kollegen angenehmer, stressfreier und damit effektiver zu gestalten. So könnten Sie Kollegen für’s mobile Arbeiten beispielsweise eine Maus und eine Bluetooth-Tastatur bereitstellen. Damit arbeitet es sich einerseits deutlich angenehmer als nur mit einem Laptop, andererseits können Sie diese Geräte mit Ihrem Firmenlogo bedrucken lassen. Das Starterpaket für’s mobile Arbeiten könnten Sie noch um Schreibmappen, Notizblöcken und USB-Sticks ergänzen. Ganz wichtig, speziell für Kollegen, die auch außerhalb der eigenen vier Wände arbeiten möchten, sind leistungsfähige Powerbanks und Wireless Charger sowie Kopfhörer zur Konzentrationssteigerung. Auch diese Produkte können Sie natürlich individuell mit Ihrem Firmenlogo bedrucken lassen.

Fazit: Home-Office und mobiles Arbeiten ist richtig und wichtig

Es ist belegt, dass sich ein Home-Office oder mobiler Arbeitsplatz unter normalen Umständen positiv auf die Produktivität und Work-Life-Balance Ihrer Mitarbeiter auswirken kann. Die aktuelle Situation stellt in vielen Firmen allerdings einen Ausnahmefall dar, der sicher von einigen Kollegen ein Umdenken und Umstellen erfordert.

Dennoch ist es richtig und wichtig, für so viele Angestellte wie möglich, einen mobilen Arbeitsplatz einzurichten, wenn es äußere Umstände, wie etwa die Erhaltung der Gesundheit erfordern. Erleichtern Sie Ihrer Belegschaft daher die ungewohnte Arbeitssituation mit allen Mitteln, die Ihnen als Arbeitgeber zur Verfügung stehen und bleiben Sie stets in Kontakt! So sorgen Sie für Transparenz und stärken das Vertrauen Ihrer Belegschaft in die Führungsebene des Unternehmens.

Übrigens: Unternehmen, die unter der Corona-Krise leiden, können nun Soforthilfe beantragen. Die Regelungen variieren jedoch zwischen den Bundesländern. Unsere Kollegen vom Digital-Ratgeber haben einen hilfreichen Blogbeitrag über die regionalen Unterschiede beim Beantragen von Corona-Soforthilfe veröffentlicht.