De beurs was een groot succes! U hebt klanten gesproken, interessante contacten gelegd en veelbelovende leads verzameld. Maar wat nu? Hier ontdekt u hoe een goede beursfollow-up de basis legt voor langdurige zakelijke relaties
1. Sorteer je leads
Of het nu digitaal of op papier is: een goed leadformulier hoort bij elke beursstand. Een van de belangrijkste stappen in de follow-up is het ordenen van deze ingevulde formulieren. Dit geeft u snel inzicht in potentiële kansen. Zorg ervoor dat de formulieren tijdens gesprekken op de beurs al gedetailleerd worden ingevuld. Hoe meer informatie u heeft, hoe beter u uw leads kunt benaderen en op maat gemaakte oplossingen kunt bieden.
2. Verzamel en organiseer visitekaartjes
Zelfs in dit digitale tijdperk blijven visitekaartjes een waardevolle informatiebron op beurzen. Hopelijk heeft u tijdens de beurs veel kaartjes verzameld via winacties, giveaways of netwerkgesprekken. Neem nu de tijd om deze kaartjes te bekijken en belangrijke informatie zoals gespreksonderwerpen, interesses en specifieke behoeften te noteren. Zo kunt u uw opvolgcommunicatie gericht en persoonlijk maken.
Tip: Wilt u opvallen? Kijk eens hoe creatieve visitekaartjes u memorabel maken of lees onze tips voor het ontwerpen van sterke visitekaartjes!
3. Maak gebruik van digitale tools
Digitale hulpmiddelen maken uw beursfollow-up een stuk efficiënter. Denk bijvoorbeeld aan een digitaal leadsysteem waarmee u gegevens direct in uw CRM kunt verwerken. Dit bespaart tijd, voorkomt dubbele invoer en houdt uw database up-to-date. Maak slim gebruik van deze tools om uw processen te optimaliseren en uw opvolging soepeler te laten verlopen.
4. Prioriteer je contacten met de BANT-methode
Gebruik de informatie uit de ingevulde leadformulieren en visitekaartjes om uw contacten te ordenen op kwaliteit en verkoopkansen. Dit helpt u om te bepalen wie u eerst moet benaderen. De BANT-methode is hierbij een handige tool, waarbij je vier belangrijke criteria analyseert:
- Budget (Financiële middelen): Heeft uw contactpersoon het budget om uw product of dienst aan te schaffen? Vraag specifiek naar het beschikbare budget en vergelijk dit met de kosten van uw aanbod.
- Authority (Beslissingsbevoegdheid): Is uw contactpersoon degene die de beslissingen neemt, of speelt hij/zij een informerende rol? Vraag na wie in de organisatie verantwoordelijk is voor de aankoopbeslissingen en wie betrokken is bij het proces. Hoe directer uw contact met de beslissers, hoe sneller de verkoop kan verlopen.
- Need (Behoefte): Wat heeft uw potentiële klant nodig? Achterhaal de uitdagingen, problemen of doelen van uw lead en bekijk hoe uw product of dienst daarbij kan helpen. Door gerichte vragen te stellen, kunt u inschatten of uw oplossing echt waarde toevoegt. Hoe groter de behoefte, hoe groter de kans op samenwerking.
- Timeline (Tijdslijn): Wanneer wil uw lead actie ondernemen? Vraag naar de planning voor het oplossen van hun problemen of het behalen van hun doelen. Heeft uw contact een dringende behoefte of plannen ze pas over een paar maanden een beslissing? Door de tijdslijn helder te krijgen, kunt u beter inschatten hoe snel u moet schakelen en welke middelen u inzet.
5. Stuur persoonlijke bedankberichten
Laat uw klanten en nieuwe contacten merken dat u hun tijd en interesse waardeert door hen kort na de beurs een persoonlijke bedankboodschap te sturen. Vermijd daarbij onpersoonlijke massamails en stem uw bericht af op de specifieke persoon en hun behoeften. Dit versterkt de relatie en vergroot de kans op een langdurige samenwerking. Mogelijke manieren om contact op te nemen zijn:
- Personalisierte e-mails: Verwijs in uw e-mail naar de inhoud van jullie gesprek op de beurs en stel een telefoongesprek voor om verder te praten.
- Kaarten met persoonlijke boodschap: Combineer een handgeschreven kaart met aanvullende materialen zoals brochures, flyers of catalogi. Markeer desgewenst specifieke onderdelen die voor de betreffende lead interessant zijn. Zo kunnen ze na de beurs op hun gemak uw aanbod verkennen.
- Kleine cadeautjes: Een gepersonaliseerd cadeau is een geweldige manier om bij te blijven. Denk aan een nuttig gadget, een cadeaubon of een handgeschreven dankbrief waarin je bijvoorbeeld speciale voorwaarden aanbiedt als jullie samenwerking verdiept wordt. Zorg dat het cadeau past bij de ontvanger en waarde toevoegt.
6. Twee weken na de beurs: Kom uw afspraken na
Vertrouwen bouwt u op door uw afspraken na te komen. Zorg dat u binnen twee weken alle leads heeft opgevolgd, materialen heeft verstuurd en afspraken heeft gemaakt. Een snelle reactie toont professionaliteit en betrokkenheid en laat uw contacten zien dat u hun tijd waardeert en serieus met hun vragen en behoeften omgaat. Dit vergroot de kans op een succesvolle samenwerking aanzienlijk.
7. Drie maanden na de beurs: Evalueer samen met uw team
Neem ongeveer drie maanden na de beurs de tijd voor een evaluatieworkshop met uw team. Bespreek wat goed ging en waar verbeterpunten liggen. Evalueer de behaalde doelen, onverwachte uitdagingen en veelbelovende leads.
- Agenda: Stel een duidelijke agenda op voor de evaluatieworkshop, zodat alle belangrijke punten aan bod komen. Denk hierbij aan de opzet van de stand, communicatie met bezoekers, afhandeling van vragen, het optreden van het team en de effectiviteit van het gebruikte promotiemateriaal.
- Feedbackformulier: Laat teamleden vooraf een anoniem feedbackformulier invullen. Vraag naar positieve ervaringen, verbeterpunten en concrete observaties. Dit geeft iedereen de ruimte om hun mening te delen en bevordert een open discussie.
- Moderatie: Zorg voor een neutrale moderator die de sessie leidt. Zo kan iedereen zijn mening uiten en blijft de discussie respectvol en constructief.
- SWOT-analyse: Voer een SWOT-analyse uit om de sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen van de beursdeelname in kaart te brengen. Bespreek samen de resultaten en werk aan strategieën om verbeterpunten aan te pakken en kansen te benutten.
- Klantfeedback: Gebruik feedback van bezoekers en klanten om een objectief beeld te krijgen van je beursdeelname. Klantreacties bieden waardevolle inzichten die u kunt meenemen in de evaluatie.
- Fotodocumentatie: Bekijk foto’s van de stand en de interacties tijdens de beurs. Beoordeel het uiterlijk van de stand, de betrokkenheid van bezoekers en de inzet van het team op basis van deze visuele hulpmiddelen.
- Teamdiscussie: Moedig een open gesprek aan waarin ieder teamlid zijn ervaringen kan delen. Constructieve feedback en ideeënuitwisseling leiden vaak tot waardevolle oplossingen en verbeteringen.
- Verbetermaatregelen: Zet concrete verbeterpunten op papier en formuleer heldere doelen om zwaktes te elimineren en sterke punten verder te versterken.
- Ervaring delen: Stimuleer het team om te leren van succesvolle beursoptredens van andere bedrijven. Bespreek best practices en ideeën die in de toekomst kunnen worden toegepast.
8. Maak je beursdeelname meetbaar
Het is misschien niet het leukste werk, maar wel essentieel: een goede evaluatie van uw beursdeelname vraagt om het analyseren van de cijfers. Zo ontdekt u of uw inspanningen de moeite waard waren. Hier zijn enkele belangrijke KPI’s (Key Performance Indicators) om te meten:
- Aantal gegenereerde leads: Tel het aantal verzamelde contacten en beoordeel hun kwaliteit (zie ook de tips in punten 1 en 2).
- Conversieratio: Bereken hoeveel van uw leads zijn omgezet in betalende klanten. Dit laat zien hoe effectief uw team is in het omzetten van beurscontacten naar concrete samenwerkingen.
- Omzetstijging: Vergelijk uw omzet van vóór en ná de beurs. Is er een meetbare groei? Dan was je deelname succesvol.
- ROI (Return on Investment): Bereken de ROI door de kosten van uw beursdeelname (zoals standhuur, reiskosten en marketingmateriaal) te vergelijken met de gegenereerde omzet. Een positieve ROI bewijst dat de investering het waard was.
- Bezoekersinteracties: Houd bij hoeveel bezoekers je stand heeft getrokken en hoe zij hebben gereageerd op je team en producten. Dit helpt om het succes en de aantrekkingskracht van je beursaanpak te beoordelen.
- Mediabereik: Analyseer hoe zichtbaar uw beursdeelname was in de media. Dit omvat persberichten, vermeldingen op sociale media en aandacht in branchepublicaties. Een sterke mediapresentie kan je succes aanzienlijk vergroten.
- Kosten per lead: Bereken de kosten per gegenereerde lead door de totale kosten van de beursdeelname te delen door het aantal leads. Dit geeft inzicht in de efficiëntie van je leadgeneratie en laat je resultaten vergelijken met andere marketingkanalen.
9. Bouw een ervaren en sterk beursteam op
Voor duurzaam succes op beurzen is het belangrijk om een vast en goed ingewerkt beursteam binnen uw bedrijf te hebben. Door regelmatig evaluaties te houden en ervaringen van eerdere beurzen te benutten, verhoogt u de efficiëntie en expertise van je team. Daarnaast toont u hiermee waardering voor hun inzet en prestaties, wat zorgt voor tevredenheid en motivatie.
Een vast team zorgt ervoor dat waardevolle kennis en ervaring binnen je organisatie behouden blijft en verder wordt uitgebouwd. Dit leidt tot betere voorbereiding, uitvoering en follow-up van toekomstige beurzen. Een goed op elkaar ingespeeld team is dé sleutel tot succesvolle beursdeelname.
10. Houd contact met uw leads op lange termijn
Een succesvolle beursfollow-up stopt niet na de eerste reacties. Blijf u leads langdurig onderhouden door ze regelmatig relevante informatie, aanbiedingen of uitnodigingen voor nieuwe beurzen te sturen. Zo blijft u zichtbaar en versterkt u de relatie.
Gebruik tools zoals marketingautomatisering om gepersonaliseerde e-mailcampagnes en opvolgberichten te creëren. Hiermee kunt u de communicatie efficiënter en consistenter maken. Zorg ervoor dat uw leads altijd op de hoogte blijven van belangrijke updates, nieuwe producten of diensten en aankomende evenementen.
Conclusie: Maak van uw beursdeelname een succes
Een gestructureerde aanpak bij de beursfollow-up helpt u om uw successen inzichtelijk te maken en meer omzet te genereren. Begin met het beoordelen en benaderen van leads in de eerste twee weken na de beurs. Zodra dit is afgerond, kunt u samen met uw team reflecteren op wat goed ging en wat beter kan. Door regelmatig de juiste KPI’s te analyseren, maakt u het succes van uw deelname meetbaar en kunt u gerichte verbeteringen doorvoeren.
Op de lange termijn is het bouwen van een vast en ervaren beursteam essentieel. Dit team kan met groeiende expertise steeds efficiënter werken en betere resultaten behalen. Zo transformeert u vluchtige beurscontacten in loyale klanten en langdurige zakelijke partnerschappen.
